Krótka odpowiedź
Za program do ewidencji zwolnień lekarskich firma płaci zwykle od 135 do 800 zł netto miesięcznie przy kilkudziesięciu do 250 pracowników. Najtaniej wychodzi moduł nieobecności w systemie, który już masz. Najwięcej pracy zdejmuje osobny rejestr, który wczytuje e-ZLA z PUE eZUS i sam liczy limit 33 dni, dzień przejścia na zasiłek i okres zasiłkowy. Arkusz nie kosztuje nic w licencji, ale przy 10 i więcej zwolnieniach w miesiącu zjada kilka godzin kadrowej i jest głównym źródłem nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego.
Ile kosztuje program do ewidencji zwolnień lekarskich, porównanie
Na rynku są trzy rodzaje narzędzi, które prowadzą ewidencję zwolnień. Różnią się nie tylko ceną, ale tym, co robią z e-ZLA po wczytaniu. Ceny poniżej pochodzą z cenników opublikowanych przez producentów, są w złotych netto i dotyczą najtańszego wariantu, który obsługuje nieobecności.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Rodzaj narzędzia | Przykład i cena netto | Import e-ZLA | Limit 33 dni i okres zasiłkowy | Dla kogo |
|---|---|---|---|---|
| Moduł w programie kadrowo-płacowym | Comarch ERP Optima Płace i Kadry w chmurze, od 134 zł miesięcznie za 20 pracowników, plus 22 zł za każde kolejne 10 | tak | liczy przy liście płac | firma, która już ma ten program i jedną kadrową |
| System HR z nieobecnościami | HRappka All-HR, 135 zł miesięcznie za konto administratora, moduł samych wniosków urlopowych 6 zł za pracownika, minimum 10 osób | zależy od modułu | zwykle nie, to ewidencja dni | firma, która chce urlopy, grafik i nieobecności w jednym miejscu |
| Osobny rejestr zwolnień e-ZLA | ZwolnieniaLekarskie, 290 zł do 50 pracowników, 790 zł do 250, 1 990 zł do 1 000 | tak, plik z PUE eZUS | tak, przy każdym e-ZLA, z przypomnieniami | firma z częstymi zwolnieniami, płatnik zasiłków, kilka spółek |
| Arkusz Excel | licencja, którą firma już ma | przepisywanie ręczne | formuły kadrowej | do kilkunastu osób i kilku zwolnień w roku |
Programy z tabeli nie są zamiennikami jeden do jednego. Program kadrowo-płacowy musisz mieć tak czy inaczej, żeby naliczyć wynagrodzenie. Rejestr zwolnień go nie zastępuje, tylko dostarcza mu gotowe dane: kto ile dni ma płatnych przez firmę, a ile zasiłku. Tak to działa na stronie program kadrowo-płacowy a zwolnienia lekarskie.
Od czego zależy cena programu
Najwięcej waży liczba pracowników. Prawie każdy producent rozlicza się progami, więc firma z 51 osobami płaci jak firma z 250. Warto policzyć, ile osób zatrudnisz za rok, a nie tylko dziś.
Drugi czynnik to model zakupu. Abonament w chmurze płacisz co miesiąc i dostajesz aktualizacje, gdy zmieniają się przepisy. Licencja wieczysta programu instalowanego na komputerze to jednorazowy wydatek plus coroczna opłata serwisowa, bez której nie dostaniesz nowych wersji, a przepisy o zasiłkach zmieniają się prawie co roku.
Trzeci to wdrożenie. Przy rejestrze trzeba raz dopisać zwolnienia z bieżącego roku i z ostatnich miesięcy poprzedniego, bo bez nich limit 33 dni i okres zasiłkowy wyjdą źle w pierwszym miesiącu. U nas robi się to z pliku, bez opłaty za wdrożenie. W dużych systemach kadrowych wdrożenie bywa osobną pozycją na fakturze partnera. Jeśli przy okazji porządkujesz dokumenty kadrowe, aneksy do umów i skierowania na badania da się też podpisywać online podpisem elektronicznym, zamiast drukować je dla każdej osoby.
Ile naprawdę kosztuje ewidencja zwolnień w Excelu
Każde e-ZLA w arkuszu to kilka czynności: przepisanie dat i kodu, sprawdzenie ciągłości z poprzednim zwolnieniem, policzenie, ile dni zostało z limitu 33 albo 14, ustalenie dnia przejścia na zasiłek, sprawdzenie okresu zasiłkowego, a przy zwolnieniu dłuższym niż 30 dni zapisanie terminu badania kontrolnego. Przy przedłużeniu zajmuje to kilka minut, przy zwolnieniu z przerwą, zmianą kodu albo przejściem na zasiłek znacznie dłużej, dlatego kalkulator przyjmuje średnio 30 minut. Wpisz swój czas. Do tego dochodzi comiesięczne uzgadnianie arkusza z listą płac.
Droższe od czasu są błędy. Pracownik z pensją 7 000 zł brutto ma podstawę wymiaru około 6 040 zł, czyli 201 zł dziennie, a wynagrodzenie chorobowe 80 procent to około 161 zł za dzień. Jeśli arkusz nie zauważy, że limit 33 dni skończył się dziesięć dni wcześniej, firma płaci z własnej kieszeni około 1 600 zł, które powinny być zasiłkiem z ZUS. W firmie, która jest płatnikiem zasiłków, pomyłka działa w drugą stronę: zasiłek wypłacony po 182. dniu trzeba potem korygować w DRA.
Kalkulator na górze strony liczy oba koszty. Przy 150 pracownikach, 12 zwolnieniach w miesiącu i jednym błędzie w roku ręczna ewidencja wychodzi blisko ceny planu Firma. Przy 40 osobach i trzech zwolnieniach w miesiącu arkusz jest tańszy i nie ma sensu udawać, że jest inaczej. Szerzej opisujemy to w tekście ewidencja zwolnień lekarskich, Excel czy program.
Moduł w programie kadrowym czy osobny rejestr zwolnień
Moduł w programie kadrowo-płacowym wystarczy, jeśli zwolnień jest niewiele, jedna kadrowa robi wszystko sama, a terminy wystarczy znać w dniu zamknięcia listy płac. Większość takich programów ma import e-ZLA, co porównujemy w tekście import e-ZLA z PUE do programu.
Osobny rejestr opłaca się, gdy terminy trzeba znać od razu, a nie przy wypłacie. Trzy typowe sytuacje:
- Firma zostaje płatnikiem zasiłków. Od 21 ubezpieczonych na 30 listopada firma sama wypłaca zasiłek i sama pilnuje 182 dni. Pomaga kalkulator okresu zasiłkowego 182 dni, a w programie licznik prowadzi się sam.
- Kierownicy układają grafik. Muszą wiedzieć, kiedy ktoś wraca, bez dostępu do kodu choroby. Moduł płacowy tego nie daje, a rejestr od planu Firma ma osobną rolę dla kierownika.
- Kilka spółek albo biuro rachunkowe. Terminy wszystkich płatników w jednym widoku zamiast przełączania profili w PUE eZUS.
Ile kosztuje ZwolnieniaLekarskie
Cena zależy wyłącznie od liczby pracowników. Każdy plan ma import e-ZLA, limit 33 i 14 dni, okres zasiłkowy, przypomnienia o badaniach kontrolnych i eksport do CSV i XLSX dla programu płacowego.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Plan | Pracownicy | Miesięcznie netto | Rocznie netto |
|---|---|---|---|
| Zespół | do 50 | 290 zł | 2 900 zł |
| Firma | do 250 | 790 zł | 7 900 zł |
| Grupa | do 1 000 | 1 990 zł | 19 900 zł |
| Enterprise | powyżej 1 000 | wycena indywidualna | |
Plan roczny to dwanaście miesięcy w cenie dziesięciu. Szczegóły funkcji każdego planu są w cenniku programu do zwolnień lekarskich, a to, jak wygląda ewidencja po wczytaniu e-ZLA, pokazuje rejestr zwolnień lekarskich pracowników.
Pytania o cenę programu do ewidencji zwolnień
Czy program do ewidencji zwolnień lekarskich jest obowiązkowy?
Nie. Przepisy wymagają, żeby pracodawca miał w dokumentacji pracowniczej dane o nieobecnościach i podstawę rozliczenia wynagrodzenia chorobowego i zasiłku, ale nie mówią, w jakim narzędziu je prowadzić. Papier, arkusz i program są dopuszczalne. Program wybiera się dla czasu i mniejszej liczby błędów, nie dla zgodności z prawem.
Czy PUE eZUS nie wystarczy jako ewidencja zwolnień?
PUE eZUS pokazuje wystawione e-ZLA i pozwala je pobrać, ale nie liczy limitu 33 dni, dnia przejścia na zasiłek ani okresu zasiłkowego i nie łączy zwolnień z poprzednimi. To źródło danych, nie ewidencja. Program wczytuje plik z PUE i robi te obliczenia za kadrową.
Czy cena zależy od liczby zwolnień?
U nas nie. Płacisz za liczbę pracowników w planie, a liczba wczytanych e-ZLA i eksportów nie zmienia ceny. Plan Zespół ma dwa konta dla kadr, plan Firma dziesięć, a konta kierowników bez wglądu w przyczynę zwolnienia są w nim bez limitu. U innych producentów warto sprawdzić, czy konta kierowników albo moduł nieobecności nie są płatne osobno.
Czy można zapłacić rocznie i czy jest faktura VAT?
Tak. Plan roczny kosztuje tyle co dziesięć miesięcy, płacisz z góry, a fakturę VAT wystawiamy za każdy okres rozliczeniowy. Ceny w tym tekście są cenami netto, do których dolicza się 23 procent VAT.