Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę
Pracodawca może sprawdzić, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie zgodnie z celem, ale tylko w określonych granicach. Wyjaśniamy, kto kontroluje sam, kto prosi o to ZUS i jak udokumentować kontrolę, żeby jej wynik się obronił.
Kontrola L4 przez pracodawcę: kto ma do niej prawo
Podstawą jest art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy.
| Firma | Kto kontroluje | Co może zrobić pracodawca |
|---|---|---|
| zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób | sam pracodawca jako płatnik zasiłków, a także ZUS | przeprowadzić kontrolę wykorzystywania zwolnienia |
| zgłasza 20 osób albo mniej | ZUS | złożyć do ZUS wniosek o kontrolę |
ZUS kontroluje też prawidłowość orzekania, czyli to, czy zwolnienie było zasadne od strony medycznej. Tego pracodawca nie sprawdza nigdy.
Co wolno sprawdzić podczas kontroli
Kontrola dotyczy tego, czy pracownik w czasie zwolnienia nie wykonuje pracy zarobkowej i czy nie wykorzystuje zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem.
- Kontrola odbywa się w miejscu pobytu wskazanym przez pracownika i nie dotyczy stanu zdrowia.
- Nieobecność w domu nie oznacza sama w sobie nadużycia: pracownik może być u lekarza, w aptece albo na badaniach, także przy wskazaniu „chory może chodzić”.
- Pracownik ma prawo złożyć wyjaśnienia, a pracodawca powinien je rozpatrzyć przed decyzją.
Skutki stwierdzonego nadużycia określa art. 17 ustawy zasiłkowej. Przepisy o kontroli były w ostatnich latach nowelizowane, dlatego przed decyzją sprawdź aktualne brzmienie ustawy.
Kontrola zwolnienia krok po kroku
- Wskaż osobę kontrolującą i wystaw jej pisemne upoważnienie do kontroli.
- Ustal adres pobytu pracownika w czasie zwolnienia, podany w e-ZLA.
- Przeprowadź kontrolę i sporządź protokół z opisem ustaleń.
- Daj pracownikowi możliwość zapoznania się z protokołem i złożenia wyjaśnień.
- Zdecyduj o skutkach i przechowaj dokumentację razem z aktami zwolnienia.
Firma, która nie kontroluje sama, składa wniosek do ZUS. Jak to zrobić, opisujemy w artykule kontrola z ZUS na L4.
Najczęstsze błędy przy kontroli zwolnień
- Kontrola bez pisemnego upoważnienia.
- Pytania o chorobę i leczenie.
- Wnioski wyciągnięte z jednej nieobecności w domu bez wyjaśnień pracownika.
- Obserwacja pracownika poza miejscem pobytu bez podstawy prawnej.
- Brak protokołu albo protokół bez podpisu osoby kontrolującej.
Lista kontrolna kontroli zwolnień w ZwolnieniaLekarskie
W planach od Firma w górę kontrola ma własną listę kontrolną przypiętą do zwolnienia.
- Program rozpoznaje, czy firma kontroluje sama, czy składa wniosek do ZUS.
- Podpowiada kolejne kroki i terminy.
- Przechowuje upoważnienie, protokół i wyjaśnienia pracownika przy zwolnieniu.
- Zapisuje w dzienniku zdarzeń, kto i kiedy otworzył dokumentację kontroli.
Kontrolę widzi tylko rola kadry i płace. Pełny opis funkcji znajdziesz na stronie program do zwolnień lekarskich, a plany w cenniku.