Krótka odpowiedź
Ewidencję zwolnień lekarskich możesz prowadzić w Excelu, jeśli firma ma kilkunastu pracowników, zwolnienia zdarzają się rzadko i jedna osoba zna arkusz na pamięć. Gdy zwolnień jest kilka w miesiącu, gdy w zespole są osoby po pięćdziesiątce albo firma sama wypłaca zasiłki, arkusz zaczyna kosztować więcej niż program: przez błędy w dniu przejścia na zasiłek, przeoczone badania kontrolne i kod choroby dostępny dla każdego, kto ma plik.
Co arkusz musi policzyć przy każdym e-ZLA
Wpisanie dat to najprostsza część. Ewidencja zwolnień lekarskich jest użyteczna dopiero wtedy, gdy po każdym nowym zaświadczeniu odpowiada na kilka pytań, które zadaje płace i kierownik. Oto minimum, które arkusz musi policzyć poprawnie, zanim kadrowa zamknie listę płac.
- ile dni wynagrodzenia chorobowego pracownik wykorzystał w tym roku kalendarzowym: limit to 33 dni, a dla osób, które skończyły 50 lat w latach poprzednich, 14 dni,
- od którego dnia wypłaca się zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego,
- jaka jest stawka: 80 procent, 70 procent za pobyt w szpitalu, 100 procent w ciąży i po wypadku w drodze do pracy lub z pracy,
- czy nowe zwolnienie liczy się do tego samego okresu zasiłkowego (kod A, przerwa do 60 dni) i ile dni zostało do 182 albo 270,
- czy nieobecność przekroczyła 30 dni, bo wtedy przed powrotem potrzebne jest badanie kontrolne (art. 229 § 2 Kodeksu pracy),
- kto zastępuje nieobecnego i do kiedy.
Każdy z tych punktów da się zapisać formułą. Problem polega na tym, że formuły działają na danych, które ktoś ręcznie przepisał z PUE eZUS, i na regułach, które zmieniają się między pracownikami, a czasem między latami.
Gdzie Excel się myli w ewidencji zwolnień lekarskich
Błędy w arkuszu rzadko biorą się z nieuwagi. Zwykle pojawiają się w czterech miejscach, w których formuła nie ma szans. Pierwsze to przełom roku. Zwolnienie od 20 grudnia do 10 stycznia zamyka limit 33 dni w starym roku i otwiera nowy limit w nowym. Formuła, która sumuje dni po numerze pracownika, a nie po roku kalendarzowym, pokaże za mało dni do wykorzystania w styczniu.
Drugie to wiek. Limit spada z 33 do 14 dni od roku następującego po tym, w którym pracownik skończył 50 lat. Arkusz musi znać rok urodzenia i pamiętać o tej zmianie przy każdym pracowniku. Jedna osoba po pięćdziesiątce, dla której ktoś zostawił stare 33 dni, to 19 dni wynagrodzenia chorobowego wypłaconego z kasy firmy, choć od 15. dnia należy się zasiłek. Szerzej opisujemy to w artykule zwolnienie lekarskie po 50. roku życia.
Trzecie to ciągłość. Kolejne zwolnienie na tę samą chorobę po przerwie nie dłuższej niż 60 dni wlicza się do jednego okresu zasiłkowego. Na e-ZLA pojawia się wtedy kod A, ale tylko jeśli lekarz go zaznaczył. Arkusz musi łączyć takie zwolnienia, a przy przerwach, dniach wolnych i zwolnieniach wystawionych z wyprzedzeniem robi się to naprawdę trudne. Przykłady liczenia są w tekście o tym, jak sprawdzać ciągłość zwolnienia lekarskiego.
Czwarte to dostęp. Plik z kolumną „kod” leży na dysku sieciowym albo w mailu. Kod literowy i rodzaj zwolnienia to dane o zdrowiu w rozumieniu RODO. Arkusz nie ma ról ani dziennika odczytów, więc nie wiesz, kto go otworzył, a kierownik, który potrzebuje tylko dat, dostaje całość.
Ile kosztuje błąd w ewidencji zwolnień
Przeliczmy na pieniądze. Pracownik zarabia 6 000 zł brutto. Podstawa wymiaru po odjęciu 13,71 procent składek to 5 177,40 zł, dzień to jedna trzydziesta tej kwoty, czyli 172,58 zł, a przy stawce 80 procent jeden dzień wynagrodzenia chorobowego kosztuje firmę 138,06 zł. Każdy dzień, który arkusz przypisze firmie zamiast ZUS, to 138,06 zł wypłacone niepotrzebnie, a korekta wymaga poprawienia listy płac i często rozmowy z pracownikiem.
| Błąd w arkuszu | Skutek | Koszt przy 6 000 zł brutto |
|---|---|---|
| Limit 33 dni zamiast 14 u osoby po pięćdziesiątce | 19 dni płaci firma zamiast ZUS | do 2 623 zł na jednym zwolnieniu |
| Przesunięty dzień przejścia na zasiłek o 2 dni | korekta listy płac | 276 zł plus czas kadr |
| Zwolnienie przez przełom roku liczone w jednym limicie | za wcześnie zasiłek, zaniżona wypłata | korekta i dopłata dla pracownika |
| Przeoczone badanie kontrolne | dopuszczenie do pracy bez badania | ryzyko w razie kontroli PIP |
Tę samą symulację zrobisz dla swoich pracowników w kalkulatorze zwolnienia lekarskiego. Liczy w przeglądarce i pokazuje, które dni płaci firma, a które ZUS.
Excel czy program: porównanie dla kadr
| Kryterium | Arkusz Excel | Program do ewidencji zwolnień |
|---|---|---|
| Wpis e-ZLA | ręczne przepisanie albo wklejka z CSV | import pliku CSV z PUE eZUS |
| Limit 33 i 14 dni | formuła do utrzymania | liczony automatycznie z rokiem urodzenia |
| Okres zasiłkowy i kod A | łączenie zwolnień ręcznie | licznik dni do 182 albo 270 |
| Badania kontrolne | brak przypomnień | e-mail przed terminem |
| Zastępstwa | osobny plik | kalendarz zespołu |
| Dostęp do kodu choroby | każdy, kto ma plik | tylko kadry, z dziennikiem |
| Koszt | brak dodatkowej opłaty | abonament, u nas od 290 zł netto |
| Gdy kadrowa odchodzi | wiedza o arkuszu odchodzi z nią | reguły są w programie |
Excel wygrywa ceną i tym, że nie wymaga zmiany nawyków. Program wygrywa wszędzie tam, gdzie reguła zależy od pracownika albo od daty, i tam, gdzie liczy się kontrola dostępu. Warto to powiedzieć wprost: jeśli w firmie masz ośmiu pracowników i dwa zwolnienia rocznie, abonament nie ma sensu.
Od ilu pracowników program do ewidencji zwolnień się zwraca
Nie ma sztywnego progu, ale da się go policzyć. Plan Zespół kosztuje 290 zł netto miesięcznie, czyli mniej niż trzy dni wynagrodzenia chorobowego pracownika zarabiającego 6 000 zł brutto. Jeśli w firmie zdarza się choćby jeden błąd w dniu przejścia na zasiłek na kwartał albo kadrowa spędza nad arkuszem kilka godzin miesięcznie, abonament się spina. W praktyce granica leży zwykle gdzieś między 20 a 30 pracownikami, a bardzo szybko przesuwa się w dół, gdy firma zatrudnia osoby po pięćdziesiątce albo przekracza 20 osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego i sama wypłaca zasiłki.
Osobny przypadek to firmy, które oddają kadry i płace biuru rachunkowemu. Tam ewidencję zwolnień często prowadzi biuro, a firma przesyła mu informacje mailem. Jeśli szukasz dla biura narzędzia, w którym wszyscy klienci biura rachunkowego stoją na jednej tablicy z dokumentami i terminami, to inna kategoria oprogramowania niż rejestr zwolnień. Rejestr w firmie i tak się przydaje, bo kierownik musi wiedzieć, kogo nie ma, zanim biuro zamknie miesiąc.
Jak wybrać program do ewidencji zwolnień lekarskich
Większość programów do ewidencji urlopów świetnie obsługuje wnioski urlopowe, a zwolnienia lekarskie traktuje jako jeszcze jeden rodzaj nieobecności z datą od i do. To za mało. Przed zakupem sprawdź sześć rzeczy.
- Czy wczytuje e-ZLA z pliku z PUE eZUS, zamiast wymagać przepisywania.
- Czy liczy limit 33 i 14 dni według roku urodzenia i roku kalendarzowego.
- Czy łączy zwolnienia w okres zasiłkowy i pokazuje dni do 182 albo 270.
- Czy przypomina o badaniu kontrolnym po chorobie dłuższej niż 30 dni.
- Czy ukrywa kod choroby przed kierownikiem i zapisuje, kto otworzył wpis.
- Czy eksportuje kwoty do Twojego programu płacowego w CSV albo XLSX.
ZwolnieniaLekarskie spełnia wszystkie sześć, bo zwolnienie lekarskie jest w nim rdzeniem, a nie dodatkiem do kalendarza urlopów. Tak wygląda to w praktyce na stronie rejestr zwolnień lekarskich pracowników, gdzie możesz przełączyć widok kadr i kierownika na przykładowych danych. Ceny wszystkich planów są na stronie cennik programu do zwolnień lekarskich.