Dane o zdrowiu pracownika, RODO i ochrona danych z e-ZLA
Zwolnienie lekarskie nie zawiera rozpoznania, ale kod literowy z e-ZLA mówi coś o zdrowiu pracownika, na przykład o ciąży. Dlatego projektujemy dostęp tak, żeby te dane widziały tylko kadry.
Dlaczego pracodawca może przetwarzać dane z e-ZLA
Pracodawca jako płatnik składek przetwarza dane ze zwolnień, bo wymagają tego przepisy o wynagrodzeniu chorobowym i świadczeniach z ubezpieczenia chorobowego. W RODO podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. b: przetwarzanie niezbędne do wykonania obowiązków z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego. Pracodawca jest administratorem tych danych. ZwolnieniaLekarskie przetwarza je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia.
Kto widzi dane o zdrowiu
| Dane | Kadry i płace | Kierownik | Zarząd | Audytor |
|---|---|---|---|---|
| Zakres dat nieobecności | tak | tak, swój zespół | w raporcie zbiorczym | nie |
| Rodzaj zwolnienia | tak | nie | nie | nie |
| Kod literowy | tak | nie | nie | nie |
| Kwoty świadczeń | tak | nie | koszt zbiorczy | nie |
| Dziennik zdarzeń | nie | nie | nie | tak |
Kierownik dostaje wyłącznie informację „nieobecny od do”. Zarząd widzi wskaźniki działów, a przy małych działach wyniki są łączone, żeby nie dało się wskazać jednej osoby.
Jak zabezpieczamy dane pracowników
- Serwery i kopie zapasowe w Unii Europejskiej.
- Szyfrowanie połączeń i szyfrowanie kopii zapasowych.
- Dziennik zdarzeń: każde otwarcie zwolnienia, zmiana i eksport z nazwą użytkownika i godziną.
- Logowanie z kodem jednorazowym, a w planie Enterprise przez SSO (SAML, Microsoft Entra ID).
- Uprawnienia na poziomie spółki, lokalizacji i działu.
- Nie przyjmujemy skanów ani zdjęć dokumentacji medycznej. Rejestr przechowuje tylko to, co wynika z e-ZLA.
Minimalizacja danych w praktyce
Przechowujemy tylko dane potrzebne do rozliczenia zwolnienia i zaplanowania zastępstwa: zakres dat, rodzaj zwolnienia, kod literowy i dane do podstawy wymiaru. Rozpoznania nie ma w e-ZLA i nie ma go u nas. Okres przechowywania ustawia pracodawca zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej i płacowej.
Umowa powierzenia przetwarzania dla każdego klienta
Umowę powierzenia zawieramy z każdym klientem przed pierwszym importem e-ZLA. Określa zakres danych, cel, środki bezpieczeństwa, dalsze podmioty przetwarzające i zasady usunięcia danych po zakończeniu umowy. Jej treść opisujemy na stronie umowa powierzenia przetwarzania danych. W planie Enterprise treść umowy negocjujemy z działem prawnym klienta.
Prawa pracowników wobec ich danych
Pracownik kieruje żądania dotyczące swoich danych do pracodawcy jako administratora. Pomagamy pracodawcy je wykonać: eksportujemy dane jednej osoby, poprawiamy je albo usuwamy po okresie przechowywania.
Pytania o bezpieczeństwo
Pytania o bezpieczeństwo i ochronę danych kieruj na kontakt@zwolnienia-lekarskie.pl. Zasady przetwarzania danych osób korzystających ze strony opisuje polityka prywatności.