Druk RZL i arkusz w Excelu nie liczą limitu 33 dni, nie pilnują okresu zasiłkowego i nie powiedzą kierownikowi, kto jutro zastępuje. Ten rejestr wczytuje e-ZLA z PUE eZUS i robi to sam.
Kierownik nie widzi przyczyny nieobecności. Dane na serwerach w UE, umowa powierzenia w standardzie.
Rejestr zespołu: przykładowe dane, możesz klikać
| Osoba | Nieobecność | Rodzaj | Kod | Zastępca |
|---|---|---|---|---|
Rejestr zwolnień lekarskich pracowników to lista wszystkich zaświadczeń e-ZLA w firmie z datami, rodzajem zwolnienia, kodem literowym, adresem pobytu i skutkiem płacowym. Przepisy nie wymagają osobnej księgi, ale bez rejestru kadry liczą limit 33 dni, okres zasiłkowy i termin badań kontrolnych ręcznie. Program online wczytuje e-ZLA z pliku z PUE eZUS i liczy te terminy za kadry.
Krótko: osobnej księgi prawo nie wymaga, ale danych, które w niej stoją, wymaga.
Kodeks pracy nie zna pojęcia „rejestr zwolnień lekarskich”. Pracodawca ma natomiast trzy obowiązki, które bez takiego rejestru trudno wykonać bez błędów. Po pierwsze, każdą nieobecność wpisuje do ewidencji czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy). Po drugie, musi poprawnie rozliczyć wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym (14 dni u osób, które skończyły 50 lat w latach poprzednich), a potem zasiłek. Po trzecie, przechowuje dokumentację, która uzasadnia każdą wypłatę, zwykle przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.
Dlatego urzędy i szkoły od lat wpisują „rejestr zwolnień lekarskich” do swoich wykazów prowadzonych ewidencji, a sklepy papiernicze wciąż sprzedają druk RZL. Od 1 grudnia 2018 roku zwolnienia są jednak wyłącznie elektroniczne, więc papierowy rejestr to przepisywanie z ekranu PUE eZUS do zeszytu. Każde przepisanie to okazja do pomyłki w dacie, a jedna pomyłka przesuwa dzień przejścia z wynagrodzenia chorobowego na zasiłek.
Każdy wiersz to jedno e-ZLA. Kolumny poniżej rejestr wypełnia sam z pliku pobranego z PUE eZUS.
| Pole w rejestrze | Skąd się bierze | Do czego służy |
|---|---|---|
| Seria i numer e-ZLA | import z PUE eZUS | identyfikacja zwolnienia, wniosek o kontrolę do ZUS |
| Okres niezdolności od do | import z PUE eZUS | ewidencja czasu pracy, kalendarz zespołu |
| Rodzaj: choroba, opieka, szpital | import z PUE eZUS | stawka 80, 70 albo 100 procent |
| Kod literowy A, B, C, D, E | import z PUE eZUS | ciągłość (A), ciąża (B), wyłączenia z prawa do świadczenia (C) |
| Wskazanie 1 albo 2 | import z PUE eZUS | ocena, czy kontrola pod adresem ma sens |
| Adres pobytu | import z PUE eZUS | kontrola wykorzystania zwolnienia |
| Dni wykorzystane w roku | wyliczenie rejestru | dzień przejścia na zasiłek |
| Dni okresu zasiłkowego | wyliczenie rejestru | koniec okresu zasiłkowego i decyzja o świadczeniu rehabilitacyjnym |
| Zastępca | kierownik | obsada zmiany, powiadomienie e-mailem |
Kod literowy i rodzaj zwolnienia widzą wyłącznie kadry. Kierownik w swoim widoku ma zakres dat i zastępcę, nic więcej. Przełącz „Widok: Kierownik” w rejestrze na górze strony, żeby zobaczyć różnicę. Szczegóły ochrony danych o zdrowiu opisujemy na stronie dane o zdrowiu pracownika i RODO.
Trzy sposoby prowadzenia tej samej ewidencji zwolnień lekarskich i to, co każdy z nich robi za kadry.
| Co sprawdzamy | Druk RZL | Arkusz Excel | ZwolnieniaLekarskie |
|---|---|---|---|
| Wpis e-ZLA | ręcznie z PUE | ręcznie albo wklejka CSV | import pliku CSV z PUE eZUS |
| Limit 33 i 14 dni | liczy kadrowa | formuła, którą ktoś musi utrzymać | liczony przy każdym zwolnieniu |
| Ciągłość i okres zasiłkowy | liczy kadrowa | trudne w formułach, łatwo o błąd przy kodzie A | liczone z licznikiem pozostałych dni |
| Badania kontrolne | brak | brak przypomnienia | przypomnienie e-mailem przed terminem |
| Zastępstwa | brak | osobny plik albo telefon | kalendarz zespołu z powiadomieniem |
| Kto widzi kod choroby | każdy, kto otworzy zeszyt | każdy, kto ma plik | tylko rola kadr, z dziennikiem odczytów |
| Koszt | kilkadziesiąt złotych za druk | licencja biurowa, której i tak używasz | od 290 zł netto miesięcznie |
Uczciwie: przy pięciu osobach w firmie i dwóch zwolnieniach rocznie arkusz wystarczy. Program zaczyna się zwracać, gdy zwolnień jest kilka w miesiącu, pracują osoby po pięćdziesiątce (limit 14 dni), zdarzają się zwolnienia w ciąży albo kolejne e-ZLA przychodzą z kodem A i trzeba sumować okres zasiłkowy. Przy wynagrodzeniu 6 000 zł brutto jeden dzień wynagrodzenia chorobowego to 138,06 zł, więc błąd o dwa dni w dniu przejścia na zasiłek kosztuje więcej niż miesiąc abonamentu. Porównanie z programem kadrowym opisujemy osobno na stronie program kadrowo-płacowy a zwolnienia lekarskie.
Od pliku z PUE eZUS do kwot na liście płac.
Na profilu płatnika zaznaczasz zwolnienia i zapisujesz je jako plik CSV. Ten sam plik wgrywasz do rejestru, bez przepisywania. Zwolnienie wystawione poza systemem elektronicznym dodajesz ręcznie.
Dni wykorzystane w roku, dzień przejścia na zasiłek, ciągłość zwolnień przy kodzie A i przerwie do 60 dni, dni do końca okresu zasiłkowego i termin badania kontrolnego.
Kierownik dostaje e-mail z zakresem dat, bez przyczyny nieobecności, i wybiera zastępcę w kalendarzu. Program nie pozwala przypisać osoby, która sama jest wtedy nieobecna.
Eksport do CSV albo XLSX z kwotami wynagrodzenia chorobowego i zasiłku dla programu płacowego. Zarząd dostaje wskaźnik absencji chorobowej za miesiąc, bez nazwisk przy przyczynach.
Najczęściej po rejestr sięga firma, w której zwolnieniami zajmuje się jedna osoba z kadr albo księgowości, a pracowników jest od kilkunastu do kilkuset. To tam limit 33 dni liczony w pamięci zaczyna się rozjeżdżać z rzeczywistością, a kierownik zmiany dowiaduje się o nieobecności o siódmej rano. Drugą grupą są firmy, które jako płatnik zasiłków (powyżej 20 osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego) same wypłacają zasiłek i mogą same kontrolować wykorzystanie zwolnień. Dla nich rejestr to także źródło danych do kontroli zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę.
Rejestr nie zastępuje archiwum dokumentacji pracowniczej. Jeśli firma porządkuje przy okazji całą papierową i elektroniczną dokumentację kadrową, warto ją oddać do systemu archiwizacji dokumentów z określonym okresem przechowywania, a w rejestrze trzymać bieżące zwolnienia i ich skutki płacowe.
| Rola | Co widzi w rejestrze |
|---|---|
| Kadry i płace | pełne e-ZLA z kodem, limity, kwoty, eksport do płac |
| Kierownik | daty nieobecności i zastępcę, bez przyczyny |
| Zarząd | wskaźnik absencji i koszt zwolnień po stronie firmy |
| Audytor | dziennik zdarzeń: kto i kiedy otworzył wpis |
Abonament zależy od liczby pracowników. Ceny netto, płatność miesięczna albo roczna.
| Plan | Pracownicy | Miesięcznie | Rocznie |
|---|---|---|---|
| Zespół | do 50 | 290 zł | 2 900 zł |
| Firma | do 250 | 790 zł | 7 900 zł |
| Grupa | do 1 000, wiele spółek | 1 990 zł | 19 900 zł |
| Enterprise | powyżej 1 000, SSO | wycena indywidualna | |
Każdy plan ma pełny rejestr, terminy, zastępstwa i eksport do płac. Różnice w planach opisuje cennik programu do zwolnień lekarskich.
Więcej odpowiedzi w pytaniach pracodawcy o zwolnienie lekarskie.
Przepisy nie wymagają osobnej księgi o tej nazwie. Pracodawca musi jednak ewidencjonować nieobecności w ewidencji czasu pracy, rozliczyć wynagrodzenie chorobowe i zasiłek oraz przechowywać dokumentację, która to uzasadnia. Rejestr jest najprostszym sposobem, żeby mieć te dane w jednym miejscu i nie liczyć limitów ręcznie.
Na profilu płatnika w PUE eZUS. Tam trafia każde e-ZLA wystawione pracownikowi. Zwolnienia można wyeksportować do pliku CSV i wczytać go do rejestru jednym kliknięciem. Jak odbierać zwolnienia i ustawić powiadomienia, opisujemy na stronie e-zwolnienia ZUS ZLA dla pracodawcy.
Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych wcześniej mogą obowiązywać dłuższe okresy. e-ZLA pobrane z PUE eZUS przechowujesz elektronicznie, drukowanie nie jest potrzebne.
Nie powinien. Kod literowy to dane o zdrowiu, więc dostęp do niego ograniczasz do osób, które rozliczają zwolnienie. W rejestrze kierownik ma rolę z samymi datami nieobecności i zastępcą, a każde otwarcie wpisu z kodem trafia do dziennika zdarzeń.
Nie, i nie musi. Rejestr liczy terminy, kwoty i zastępstwa przy zwolnieniach, a gotowe kwoty eksportujesz do pliku CSV albo XLSX, który wczytuje Twój program płacowy. Listę płac, deklaracje i przelewy nadal robisz tam, gdzie teraz.
Wgrywasz plik z listą pracowników i zwolnieniami z bieżącego roku w module importu. Rejestr od razu przelicza wykorzystany limit 33 albo 14 dni i dni okresu zasiłkowego, więc kolejne e-ZLA z PUE eZUS liczą się już od właściwego stanu.
Podaj służbowy adres e-mail. Kod potwierdzający dostaniesz w minutę. Powiązane strony: ewidencja urlopów i zwolnień lekarskich, funkcje programu, Excel czy program do ewidencji zwolnień.