Obsługa zwolnień lekarskich w firmie krok po kroku
Każde zwolnienie lekarskie uruchamia w firmie kilka rzeczy naraz: odbiór e-ZLA, liczenie limitu, wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek, zastępstwo i raport. Tak wygląda ta droga w ZwolnieniaLekarskie, od dokumentu w ZUS do pozycji na liście płac.
Co przygotować przed pierwszym importem
Konto zakładasz adresem e-mail. Do pierwszego dnia pracy wystarczą trzy rzeczy, które kadry mają pod ręką.
- Lista pracowników w pliku CSV albo XLSX: imię i nazwisko, dział, data urodzenia, forma zatrudnienia, przełożony.
- Dostęp do profilu płatnika w PUE eZUS, z którego pobierasz e-ZLA.
- Przeciętne wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy, jeśli chcesz, żeby system liczył kwoty.
ZUS zwolnienie lekarskie: e-ZLA trafia do rejestru
Lekarz wystawia zwolnienie wyłącznie w formie elektronicznej, a ZUS udostępnia je na profilu płatnika w PUE eZUS. Pracownik nie musi niczego dostarczać. Kadrowa pobiera plik z e-ZLA i wgrywa go do rejestru.
- Rejestr rozpoznaje pracownika po numerze PESEL i dopasowuje go do listy.
- Zapisuje zakres dat, rodzaj zwolnienia (choroba własna, opieka nad dzieckiem, opieka nad członkiem rodziny, pobyt w szpitalu) i kod literowy.
- Sprawdza, czy zwolnienie jest ciągiem dalszym poprzedniego i czy wlicza się do tego samego okresu zasiłkowego.
- Oznacza korekty i anulowania wystawione przez lekarza.
Zwolnienie, które przyszło inną drogą (na przykład wydruk wystawiony w trybie awaryjnym), kadrowa wpisuje ręcznie w jednym formularzu. Więcej o dokumencie na stronie e-zwolnienia dla pracodawcy.
Terminy i kwoty: 33 dni, zasiłek, badania kontrolne
Po imporcie każde zwolnienie ma policzone terminy. Kadrowa nie liczy dni w arkuszu.
- Limit wynagrodzenia chorobowego: 33 dni w roku albo 14 dni od roku następującego po roku, w którym pracownik skończył 50 lat.
- Dzień, od którego wypłaca się zasiłek chorobowy, i to, kto go wypłaca: ZUS albo firma jako płatnik zasiłków.
- Wykorzystana i pozostała część okresu zasiłkowego (182 dni, a przy ciąży i gruźlicy 270 dni).
- Termin badań kontrolnych, gdy niezdolność do pracy z powodu choroby trwa dłużej niż 30 dni.
- Kwota wynagrodzenia chorobowego i zasiłku według stawki 80, 70 albo 100 procent, od podstawy pomniejszonej o 13,71 procent składek.
Przypomnienia o zbliżających się terminach przychodzą e-mailem do osób z rolą kadry i płace. Sam rachunek możesz sprawdzić w kalkulatorze zwolnienia lekarskiego.
Zastępstwo i powiadomienie kierownika
Kierownik dostaje wiadomość, że osoba z jego zespołu jest nieobecna od do. Nie widzi rodzaju zwolnienia ani kodu literowego.
- Kierownik przypisuje zastępcę z listy albo przeciąga go w kalendarzu zespołu.
- Zastępca dostaje powiadomienie z zakresem dat.
- W kalendarzu widać także urlopy i opiekę nad dzieckiem, więc zastępca nie trafia na osobę, która sama jest na urlopie.
Kalendarz opisujemy dokładniej na stronie ewidencja urlopów i zwolnień.
Rozliczenie i raport na koniec miesiąca
Przed zamknięciem listy płac kadry eksportują kwoty do programu płacowego, a zarząd dostaje raport absencji.
- Eksport CSV albo XLSX z kwotami wynagrodzenia chorobowego i zasiłku dla każdego pracownika.
- W planie Grupa przekazanie danych przez API.
- Raport dla zarządu: wskaźnik absencji chorobowej, koszt po stronie firmy, trend po działach, bez danych o zdrowiu.
Jak liczymy wskaźniki, opisujemy na stronie absencja chorobowa.
Gdy zwolnienie budzi wątpliwości
Firma, która zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, może sama sprawdzić, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z celem. Mniejsza firma składa wniosek do ZUS. W obu przypadkach system prowadzi przez listę kontrolną i przechowuje dokumentację. Szczegóły na stronie kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę.
Role w obsłudze zwolnień
| Rola | Co widzi | Czego nie widzi |
|---|---|---|
| Kadry i płace | pełne zwolnienie, kod literowy, kwoty, terminy | nic nie jest ukryte |
| Kierownik | swój zespół, zakres dat, zastępców | rodzaju zwolnienia i kodu literowego |
| Zarząd | wskaźniki i koszt po działach | nazwisk przy przyczynach i danych o zdrowiu |
| Audytor | dziennik zdarzeń i ustawienia | treści zwolnień |
Załóż konto i przejdź pierwsze zwolnienie
Założenie konta zajmuje minutę. Plan wybierasz w cenniku.