Krótka odpowiedź
Płatnikiem zasiłków jest firma, która na 30 listopada zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Status obowiązuje przez cały następny rok kalendarzowy. Firma wypłaca wtedy zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński i wyrównawczy, a wypłacone kwoty odlicza od składek w deklaracji DRA. Program kadrowo-płacowy policzy kwotę przy liście płac, ale nie pilnuje terminów przy każdym e-ZLA, dlatego firmy z częstymi zwolnieniami dokładają rejestr, który robi to od razu po wczytaniu zaświadczenia.
Od ilu osób firma jest płatnikiem zasiłków?
Od 21 ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, liczonych według stanu na 30 listopada. Stan na 30 listopada 2026 roku przesądza więc o całym 2027 roku. Zmiana zatrudnienia w grudniu nic nie zmienia, a firma, która w lutym spadnie do 18 osób, i tak do końca roku pozostaje płatnikiem zasiłków.
Liczy się ludzi zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, a nie etaty. Dwie osoby na pół etatu to dwóch ubezpieczonych. Zleceniobiorca, który dobrowolnie przystąpił do ubezpieczenia chorobowego, też się liczy, a ten, który nie przystąpił, nie.
| Kogo liczymy na 30 listopada | Czy się wlicza |
|---|---|
| pracownicy, także na część etatu, i uczniowie | tak |
| zleceniobiorcy i osoby na umowie agencyjnej zgłoszeni do chorobowego | tak |
| osoby wykonujące pracę nakładczą i osoby współpracujące | tak, jeśli podlegają chorobowemu |
| pracownicy na urlopie wychowawczym albo bezpłatnym | nie |
Jeśli 30 listopada firma nie zgłaszała jeszcze nikogo, bo dopiero zaczyna działalność, liczbę ustala się według stanu z pierwszego miesiąca, w którym zgłosiła pierwsze osoby. Szczegóły tego, kiedy płaci firma, a kiedy ZUS, zebraliśmy na stronie zasiłek chorobowy: kto płaci, firma czy ZUS.
Co firma przejmuje od ZUS jako płatnik zasiłków
Do 20 osób pracodawca płaci tylko wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni w roku (14 dni u osób, które skończyły 50 lat), a od 34. dnia wysyła do ZUS formularz Z-3 i o resztę dba ZUS. Po przekroczeniu progu cała ta praca zostaje w firmie.
- Ustalenie prawa do zasiłku. Sprawdzasz okres wyczekiwania, tytuł ubezpieczenia i to, czy zwolnienie jest kontynuacją poprzedniego w tym samym okresie zasiłkowym.
- Podstawa wymiaru. Przeciętne wynagrodzenie z 12 miesięcy przed miesiącem choroby, pomniejszone o 13,71 procent składek, z uzupełnieniem składników za dni nieobecności.
- Wysokość i wypłata. Zasiłek 80 procent, 70 procent za pobyt w szpitalu albo 100 procent w ciąży i po wypadku przy pracy, wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzeń.
- Rozliczenie z ZUS. Wypłacone zasiłki pomniejszają należne składki w DRA, a okresy zasiłku wykazujesz w raportach imiennych.
- Odmowa i kontrola. Gdy zasiłek się nie należy, informujesz pracownika na piśmie, a kontrolę zwolnień możesz przeprowadzić sam, bez wniosku do ZUS.
Ten ostatni punkt bywa niedoceniany. Płatnik zasiłków kontroluje prawidłowość wykorzystywania zwolnień samodzielnie, co opisujemy przy kontroli zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę. To realne narzędzie, ale wymaga upoważnienia, protokołu i porządku w dokumentach.
Gdzie firmy mylą się w pierwszym roku jako płatnik zasiłków
Z zasiłkiem rzadko jest problem przy pierwszym, prostym zwolnieniu. Kłopoty zaczynają się przy zwolnieniach, które łączą się z wcześniejszymi albo przechodzą przez przełom roku.
| Sytuacja | Typowy błąd | Jak powinno być |
|---|---|---|
| zwolnienie trwa nieprzerwanie z grudnia na styczeń | firma zaczyna wypłacać zasiłek od 1 stycznia | wypłatę do końca tej niezdolności kontynuuje dotychczasowy płatnik |
| nowe e-ZLA z kodem A po krótkiej przerwie | okres zasiłkowy liczony od zera | dni sumują się w jeden okres zasiłkowy, gdy przerwa nie przekracza 60 dni |
| pracownik po pięćdziesiątce | 33 dni wynagrodzenia zamiast 14 | od roku po 50. urodzinach zasiłek od 15. dnia |
| zmiana wymiaru etatu w miesiącu choroby | podstawa z 12 miesięcy według starego etatu | podstawą jest wynagrodzenie należne za nowy wymiar czasu pracy |
| koniec okresu zasiłkowego | brak reakcji do dnia 183. | wcześniejsza informacja o świadczeniu rehabilitacyjnym, które wypłaca ZUS |
Każdy z tych błędów oznacza nadpłatę albo niedopłatę, korektę listy płac i korektę DRA. Przy kilku zwolnieniach rocznie kadrowa to wyłapie. Przy kilkudziesięciu zwolnieniach w firmie, która dopiero przekroczyła próg, łatwo o pomyłkę, bo przez lata o te rzeczy martwił się ZUS. Mechanikę sumowania okresu opisaliśmy w tekście o ciągłości zwolnienia lekarskiego i okresie zasiłkowym.
Jaki program dla płatnika zasiłków wybrać
Masz trzy drogi. Każda ma sens w innej firmie, więc zanim coś kupisz, sprawdź, co już masz.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Co sprawdzamy | Program kadrowo-płacowy | Biuro rachunkowe | Rejestr ZwolnieniaLekarskie |
|---|---|---|---|
| Kwota zasiłku na liście płac | tak, przy naliczaniu listy | tak, liczy biuro | tak, gotowa do eksportu |
| Dzień przejścia na zasiłek widoczny od razu po e-ZLA | zwykle dopiero przy liście | gdy klient prześle zwolnienie | tak |
| Licznik dni do końca okresu zasiłkowego | zależnie od programu | ręcznie | tak, 182 albo 270 dni |
| Przypomnienie o badaniu kontrolnym | rzadko | zwykle nie | tak, e-mailem |
| Kalendarz dla kierowników bez kodu choroby | rzadko | nie | tak |
| Rozliczenie w DRA | tak | tak | nie, robi to program płacowy |
Program kadrowo-płacowy z modułem zasiłków to podstawa i jeśli go masz, zostaje. Comarch ERP Optima, Symfonia, enova365 czy R2Płatnik liczą zasiłek i rozliczają go w DRA. Ich słabość jest inna: pokazują wynik przy naliczaniu listy, a nie w dniu, w którym przychodzi e-ZLA. Jak wypada import zwolnień w tych programach, porównaliśmy w tekście o programach z importem e-ZLA z PUE.
Biuro rachunkowe to wygodne wyjście dla firmy, która przekracza 20 osób i nie chce zatrudniać specjalisty od płac. Jeśli rozważasz oddanie kadr na zewnątrz przed styczniem, porównanie cen biur rachunkowych z obsługą kadr i płac pozwala zestawić oferty na tych samych warunkach.
Rejestr zwolnień nie zastępuje płac. Dokłada to, czego płace nie robią na bieżąco: po wczytaniu e-ZLA od razu pokazuje, ile dni wynagrodzenia chorobowego zostało, kiedy zaczyna się zasiłek, ile dni zostało do końca okresu zasiłkowego i kiedy trzeba skierować pracownika na badanie kontrolne. Gotowe kwoty eksportujesz do pliku dla programu płacowego, co opisujemy przy współpracy z programem kadrowo-płacowym.
Ile kosztuje obsługa zasiłków w firmie powyżej 20 osób
Firma, która przekroczyła próg, ma zwykle od 21 do 250 osób, więc w ZwolnieniaLekarskie trafia do planu Firma: 790 zł netto miesięcznie albo 7 900 zł netto rocznie. Grupa kapitałowa z kilkoma spółkami, z których część jest płatnikiem zasiłków, a część nie, korzysta z planu Grupa za 1 990 zł netto miesięcznie, gdzie każda spółka ma własny status płatnika.
Dla porównania: jeden dzień zasiłku przy pensji 6 000 zł brutto to około 138 zł. Błędnie ustalony dzień przejścia na zasiłek u dwóch pracowników w miesiącu, korekta listy i korekta DRA kosztują więcej niż abonament, nie licząc czasu kadr. Wszystkie plany porównuje cennik programu do zwolnień lekarskich.
Co przygotować przed 30 listopada
Jeśli firma jest blisko progu, masz dwa miesiące na przygotowanie. Ta lista działa także wtedy, gdy nie wiesz jeszcze, czy przekroczysz 20 osób.
- 01Policz ubezpieczonych w chorobowym na dziś, z podziałem na etaty i zlecenia z dobrowolnym chorobowym. Dopisz osoby, które zaczną pracę przed 30 listopada.
- 02Zbierz zwolnienia każdego pracownika z bieżącego roku. Bez nich nie policzysz limitu 33 dni ani okresu zasiłkowego w styczniu.
- 03Sprawdź, czy moduł zasiłków w programie płacowym jest włączony i skonfigurowany, a kadrowa wie, jak rozliczyć zasiłek w DRA.
- 04Przygotuj wzór upoważnienia i protokołu do kontroli zwolnień, bo od stycznia możesz ją prowadzić sam.
- 05Wczytaj e-ZLA z PUE eZUS do rejestru, zanim przyjdzie pierwsza lista płac w nowym roku, żeby terminy liczyły się od właściwego stanu.