Krótka odpowiedź
Jeśli firma rozlicza płace w Symfonii, Comarch ERP Optima albo wFirmie, import e-ZLA z PUE ZUS już tam jest i warto go po prostu włączyć. Program do samych zwolnień ma sens wtedy, gdy import działa, ale kadry nadal ręcznie pilnują limitu 33 i 14 dni, ciągłości zwolnień z kodem A, końca okresu zasiłkowego i badań kontrolnych, albo gdy kierownicy potrzebują kalendarza nieobecności bez dostępu do kodu choroby.
Dwa sposoby importu e-ZLA z PUE ZUS
ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi na jego profilu w PUE eZUS najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu zaświadczenia. Z tego miejsca dane trafiają do programu na jeden z dwóch sposobów.
Import z pliku. Kadrowa loguje się do PUE eZUS, zaznacza zwolnienia albo zamawia raport i zapisuje go na dysku. Potem wskazuje plik w programie. Tak działa na przykład import e-zwolnień w Comarch ERP Optima (plik CSV pobrany z profilu płatnika) i ręczny wariant w wFirmie, gdzie import jest w menu Kadry, Grafik, Import e-zwolnień. Zaleta: nie trzeba nikomu przekazywać danych logowania. Wada: ktoś musi pamiętać, żeby plik pobrać.
Automatyczne pobieranie raportów. W PUE eZUS ustawiasz raport cykliczny e-ZLA (codziennie, co tydzień albo co miesiąc), a raport przychodzi jako archiwum ZIP zabezpieczone hasłem. Program zna login do raportów i hasło do archiwum, więc pobiera je sam. Tak działa rozszerzony import w Symfonii Kadry i Płace i w R2Płatniku, automatyczne pobieranie w wFirmie i integracja inEwi, która według dokumentacji synchronizuje się raz dziennie około 4:00 do 5:00 rano. Wada: zwolnienie dociera do programu dopiero wtedy, gdy ZUS wygeneruje raport, więc przy raporcie tygodniowym albo miesięcznym informacja potrafi przyjść z opóźnieniem.
| Cecha | Import z pliku | Pobieranie automatyczne |
|---|---|---|
| Kto uruchamia | kadrowa, ręcznie | program, według harmonogramu |
| Konfiguracja w PUE eZUS | brak | raport cykliczny, hasło do archiwum ZIP |
| Opóźnienie | tyle, ile czeka kadrowa | zależne od częstotliwości raportu |
| Dane logowania w programie | nie | tak, login i hasło do raportów |
| Dobre dla | kilku zwolnień w miesiącu | dużych firm i codziennej obsługi |
Które programy mają import e-ZLA z PUE
Zestawienie opiera się na publicznej dokumentacji producentów. Nie podajemy cen konkurencji, bo zależą od liczby pracowników, modułów i wersji, a producenci je zmieniają. Sprawdź je na stronach producentów przed decyzją.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Program | Rodzaj | Import e-ZLA | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Symfonia Kadry i Płace | kadry i płace | z pliku albo automatycznie z PUE | średnie i duże firmy, własne kadry |
| Symfonia R2Płatnik | płatnik składek | z pliku ZIP albo automatycznie | małe firmy i biura |
| Comarch ERP Optima | kadry i płace, księgowość | z pliku CSV z PUE | małe i średnie firmy, biura rachunkowe |
| wFirma | księgowość online z kadrami | z pliku CSV albo automatycznie | małe firmy |
| inEwi | ewidencja czasu pracy | automatycznie raz dziennie | firmy liczące czas pracy |
| HRappka | system HR | integracja z PUE ZUS | firmy z pracą zmianową i agencje |
| ZwolnieniaLekarskie | program do zwolnień lekarskich | z pliku z PUE eZUS | firmy 15 do 1 000 osób, biura rachunkowe |
Uczciwie: jeśli zależy Ci wyłącznie na tym, żeby e-ZLA pojawiło się w programie bez klikania, programy z automatycznym pobieraniem robią to wygodniej niż my. Nasz rejestr wczytuje plik z PUE eZUS. Różnica leży gdzie indziej, w tym, co dzieje się z zaświadczeniem po imporcie.
Co program powinien zrobić po imporcie e-ZLA
W programie płacowym zwolnienie po imporcie staje się nieobecnością w kalendarzu pracownika, a limity i kwoty liczą się przy naliczaniu listy płac, czyli raz w miesiącu. Przez resztę miesiąca kadry i kierownicy pytają o rzeczy, na które lista płac nie odpowiada. Dobry program odpowiada na nie od razu po wczytaniu pliku.
- Ile dni wynagrodzenia chorobowego pracownik wykorzystał w tym roku i od którego dnia płaci ZUS. Limit to 33 dni, a dla osób, które skończyły 50 lat w latach poprzednich, 14 dni.
- Czy nowe zwolnienie z kodem A łączy się z poprzednim w jeden okres zasiłkowy i ile dni zostało do 182 albo 270.
- Czy nieobecność przekroczy 30 dni, bo wtedy przed powrotem potrzebne jest badanie kontrolne (art. 229 § 2 Kodeksu pracy).
- Kto zastępuje nieobecnego, przy czym kierownik widzi tylko daty, a nie przyczynę.
- Czy wskazanie lekarskie i adres pobytu uzasadniają kontrolę zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę, jeśli firma jest płatnikiem zasiłków.
Przykład z liczbami. Pracownik z pensją 6 000 zł brutto kosztuje firmę 138,06 zł za każdy dzień wynagrodzenia chorobowego. Jeśli po imporcie nikt nie zauważy, że ma 52 lata i limit 14 dni, a nie 33, firma wypłaci do 19 dni za ZUS, czyli do 2 623 zł na jednym zwolnieniu. Tę samą symulację zrobisz dla swoich pracowników w kalkulatorze zwolnienia lekarskiego.
Długie zwolnienie to też decyzja kadrowa, a nie tylko płacowa. Gdy z rejestru widać, że pracownik zbliża się do końca okresu zasiłkowego albo zespół od tygodni pracuje w niepełnym składzie, wiele firm otwiera rekrutację na zastępstwo, zanim braki odbiją się na terminach.
Lista kontrolna: jak wybrać program z importem e-ZLA
Przed zakupem poproś o konto testowe i sprawdź program na własnym pliku z PUE eZUS. Te pytania oddzielają program, który tylko przyjmuje dane, od takiego, który zdejmuje pracę z kadr.
| Pytanie do dostawcy | Dlaczego ważne |
|---|---|
| Z jakiego pliku importujesz e-ZLA i czy pobierasz raporty automatycznie? | decyduje o tym, ile klikania zostaje kadrom |
| Czy liczysz limit 33 i 14 dni po roku urodzenia? | najczęstsze źródło nadpłaty wynagrodzenia chorobowego |
| Czy łączysz zwolnienia z kodem A w okres zasiłkowy? | bez tego koniec okresu zasiłkowego liczy się ręcznie |
| Czy przypominasz o badaniu kontrolnym? | dopuszczenie do pracy bez badania to ryzyko przy kontroli PIP |
| Kto widzi kod literowy i rodzaj zwolnienia? | to dane o zdrowiu w rozumieniu RODO |
| Czy eksportujesz kwoty do mojego programu płacowego? | bez eksportu kwoty przepisuje się drugi raz |
| Czy obsłużysz wielu płatników? | kluczowe dla grup spółek i biur rachunkowych obsługujących e-ZLA klientów |
Ile kosztuje program z importem e-ZLA i kiedy się opłaca
Jeśli masz już program kadrowo-płacowy z importem, dodatkowy koszt importu to zwykle zero: trzeba go tylko skonfigurować. Program do samych zwolnień to osobny abonament. W ZwolnieniaLekarskie plan Zespół kosztuje 290 zł netto miesięcznie do 50 pracowników, Firma 790 zł do 250 pracowników, a Grupa 1 990 zł do 1 000 pracowników i wielu płatników. Rocznie płacisz za dziesięć miesięcy.
Abonament spina się, gdy zwolnień jest kilka w miesiącu, w firmie pracują osoby po pięćdziesiątce, zdarzają się zwolnienia w ciąży z kodem B albo kolejne e-ZLA z kodem A i trzeba sumować okres zasiłkowy. Przy ośmiu pracownikach i dwóch zwolnieniach rocznie wystarczy import w programie płacowym. Jak wypada arkusz na tle programu, liczymy w tekście ewidencja zwolnień lekarskich: Excel czy program, a wszystkie plany są w cenniku programu do zwolnień lekarskich.