e-Zwolnienia (ZUS ZLA) dla pracodawcy: odbiór i rozliczenie
Zwolnienie lekarskie istnieje dziś tylko w formie elektronicznej jako e-ZLA. Pracodawca dostaje je od ZUS, a nie od pracownika. Wyjaśniamy, skąd je odebrać, co z niego wynika dla kadr i jak nie przepisywać go ręcznie.
e-ZLA, czyli elektroniczne zaświadczenie lekarskie
e-ZLA to zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, które lekarz wystawia w systemie ZUS. Dokument trafia jednocześnie do ZUS i na profil płatnika składek w PUE eZUS. Pracownik nie musi go dostarczać, ale powinien zawiadomić pracodawcę o nieobecności w sposób przyjęty w firmie.
- Lekarz może wystawić zwolnienie z datą wsteczną najwyżej trzy dni przed badaniem, poza orzeczeniem o niezdolności z powodu zaburzeń psychicznych.
- Zwolnienie zawiera zakres dat, rodzaj niezdolności, wskazanie „chory powinien leżeć” albo „chory może chodzić” i ewentualny kod literowy.
- Zwolnienie nie zawiera rozpoznania. Pracodawca nie dowiaduje się, na co choruje pracownik.
- Wydruk zwolnienia dostaje pracownik, gdy pracodawca nie ma profilu w PUE eZUS albo gdy lekarz wystawia zaświadczenie w trybie awaryjnym.
ZUS ZLA w PUE eZUS: jak pracodawca odbiera zwolnienie
Na profilu płatnika w PUE eZUS kadry widzą listę zaświadczeń lekarskich wystawionych pracownikom. Profil może powiadamiać o nowym zwolnieniu e-mailem. Płatnik, który zgłasza do ubezpieczeń więcej niż pięć osób, ma obowiązek mieć profil w PUE eZUS.
- Zwolnienia pobierasz jako plik z profilu płatnika.
- Tam też widać korekty i anulowania zwolnień.
- Dostęp do profilu firmy może mieć kilka osób z pełnomocnictwem.
Sam odbiór to dopiero początek. PUE eZUS nie liczy limitu 33 dni, nie wie, kto zastępuje pracownika, i nie przygotowuje kwot do listy płac.
Kody literowe na e-ZLA i co zmieniają w rozliczeniu
| Kod | Znaczenie | Co zmienia dla kadr |
|---|---|---|
| A | niezdolność po przerwie nie dłuższej niż 60 dni, spowodowana tą samą chorobą | zwolnienie wlicza się do tego samego okresu zasiłkowego |
| B | niezdolność przypadająca w okresie ciąży | wynagrodzenie chorobowe i zasiłek 100 procent, okres zasiłkowy 270 dni |
| C | niezdolność spowodowana nadużyciem alkoholu | brak świadczenia za pierwsze 5 dni zwolnienia |
| D | niezdolność spowodowana gruźlicą | okres zasiłkowy 270 dni |
| E | choroba zakaźna o okresie wylęgania dłuższym niż 14 dni | wpływa na prawo do zasiłku po ustaniu zatrudnienia |
Kod literowy jest daną o zdrowiu. W ZwolnieniaLekarskie widzi go wyłącznie rola kadry i płace, a kierownik i zarząd widzą tylko zakres dat. Więcej na stronie dane o zdrowiu pracownika a RODO.
e-ZLA a obowiązki pracodawcy
Po odebraniu zwolnienia kadry mają kilka rzeczy do zrobienia w tym samym miesiącu.
- Sprawdzić, ile dni wynagrodzenia chorobowego zostało pracownikowi w roku: 33 albo 14.
- Ustalić, od którego dnia przysługuje zasiłek i kto go wypłaca: ZUS albo firma jako płatnik zasiłków.
- Policzyć podstawę i kwotę według stawki 80, 70 albo 100 procent.
- Uwzględnić ciągłość z poprzednimi zwolnieniami w okresie zasiłkowym.
- Zaplanować badania kontrolne, jeśli choroba trwa dłużej niż 30 dni.
- Poinformować kierownika i ustalić zastępstwo.
Jak liczyć świadczenia, opisujemy na stronie zasiłek chorobowy, a cały proces na stronie obsługa zwolnień lekarskich w firmie.
Import e-ZLA zamiast przepisywania
Kadrowa pobiera plik z PUE eZUS i wgrywa go do rejestru. Każde zwolnienie dostaje od razu terminy, kwoty i status ciągłości, a kierownik dostaje wiadomość o nieobecności bez przyczyny.
- Rozpoznanie pracownika po numerze PESEL.
- Oznaczenie korekt i anulowań.
- Przypomnienie o badaniach kontrolnych.
- Eksport kwot do programu płacowego.