Prawo do zasiłku
Sami ustalacie prawo do zasiłku
Sprawdzacie okres wyczekiwania, zbieg tytułów i to, czy okres zasiłkowy się nie wyczerpał. Wcześniej robił to ZUS na podstawie zaświadczenia Z-3.
Ustalenie płatnika zasiłków na 30 listopada z kalkulatorem liczby ubezpieczonych
Wpisz w kalkulatorze, ile osób masz zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Kalkulator odejmie urlopy wychowawcze i bezpłatne, doliczy zleceniobiorców z chorobowym i powie, czy od 1 stycznia 2027 roku zasiłki wypłaca firma, czy ZUS.
Gdy wynik przekroczy 20 osób, program z e-ZLA pokazuje dzień przejścia na zasiłek, jego kwotę i koniec okresu zasiłkowego każdego pracownika.
Wynik na 2027 rok
- Nie liczysz
Od stycznia sami ustalacie prawo do zasiłku, liczycie jego kwotę od 34. dnia zwolnienia (od 15. u osób po 50. roku życia) i odliczacie go od składek.
Firma płaci wynagrodzenie chorobowe przez 33 albo 14 dni w roku, a zasiłek od kolejnego dnia wypłaca ZUS. Dane do ZUS i limit 33 dni i tak prowadzi kadrowa, co program robi z e-ZLA.
Firma, która 30 listopada nie zgłaszała nikogo, ustala liczbę ubezpieczonych według stanu z pierwszego miesiąca, w którym zgłosiła pierwsze osoby. Ten wynik obowiązuje do końca tego roku kalendarzowego. Wpisz w pola stan z tego miesiąca.
Przedsiębiorcy i osobom współpracującym zasiłek zawsze wypłaca ZUS, ale do liczby ubezpieczonych się ich wlicza. Dane zostają w przeglądarce.
W skrócie
Płatnika zasiłków ustala się raz w roku, według stanu na 30 listopada. Firma, która tego dnia zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, od 1 stycznia następnego roku sama wypłaca zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński i wyrównawczy oraz świadczenie rehabilitacyjne i odlicza je od składek. Przy 20 osobach lub mniej wszystkie zasiłki wypłaca ZUS. Liczą się pracownicy, zleceniobiorcy z dobrowolnym chorobowym i właściciel z chorobowym, a nie liczą się osoby na urlopie wychowawczym i bezpłatnym.
Lista na 30 listopada
Kogo liczysz, a kogo pomijasz
- Pracownicy, także na części etatu, na L4 i na zasiłku macierzyńskim
- Zleceniobiorcy i agenci zgłoszeni dobrowolnie do chorobowego
- Właściciel i osoby współpracujące, jeśli płacą chorobowe
- Uczniowie, nakładcy i członkowie spółdzielni pracy
- Osoby na urlopie wychowawczym albo bezpłatnym
- Zleceniobiorcy bez chorobowego i osoby na umowie o dzieło
01
Jak ustalić płatnika zasiłków?
Pięć kroków, które kadrowa robi w ostatnim tygodniu listopada.
Płatnika zasiłków ustalasz, licząc osoby zgłoszone w firmie do ubezpieczenia chorobowego według stanu na 30 listopada, obowiązkowo i dobrowolnie, bez osób na urlopie wychowawczym i bezpłatnym. Wynik 21 lub więcej oznacza, że przez cały następny rok zasiłki wypłaca firma. Podstawą jest art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
- 01Wyciągnij listę zgłoszonych. W programie Płatnik albo w PUE eZUS sprawdź wszystkie aktywne zgłoszenia na 30 listopada z kodem tytułu ubezpieczenia. Liczy się data zgłoszenia i wyrejestrowania, nie data podpisania umowy.
- 02Zostaw tylko osoby z chorobowym. Pracownicy mają je obowiązkowo. U zleceniobiorców sprawdź, czy w zgłoszeniu jest dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.
- 03Odejmij urlopy wychowawcze i bezpłatne. W tym czasie osoba nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Pracownik na L4 albo na zasiłku macierzyńskim zostaje na liście.
- 04Dolicz właściciela i osoby współpracujące. Jeśli opłacają dobrowolne chorobowe, są w liczbie ubezpieczonych, choć ich własne zasiłki i tak wypłaca ZUS.
- 05Zapisz wynik i datę. Notatka z listą nazwisk przyda się przy kontroli ZUS. Wynik obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia, nawet jeśli w lutym połowa zespołu odejdzie.
30 listopada 2026
jedyny dzień, który decyduje o całym 2027 roku
21 osób
od tej liczby firma wypłaca zasiłki sama
1 stycznia 2027
start nowego statusu, bez formularza w ZUS
02
Pułapki przy liczeniu ubezpieczonych na 30 listopada
Sytuacje, w których kadry najczęściej mylą się o jedną albo dwie osoby.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Sytuacja 30 listopada | Wliczasz? | Dlaczego |
|---|---|---|
| pracownik na zwolnieniu lekarskim | tak | nadal podlega ubezpieczeniu chorobowemu |
| pracownica na zasiłku macierzyńskim | tak | ZUS każe ją wliczać do liczby ubezpieczonych |
| pracownik na urlopie wychowawczym | nie | w czasie urlopu nie podlega chorobowemu |
| urlop bezpłatny przez cały listopad | nie | jak wyżej, przerwa w ubezpieczeniu |
| umowa zlecenia z dobrowolnym chorobowym | tak | zgłoszenie do chorobowego jest aktywne |
| umowa zlecenia bez chorobowego | nie | brak zgłoszenia do chorobowego |
| umowa o pracę od 1 grudnia | nie | na 30 listopada osoba nie jest zgłoszona |
| umowa rozwiązana 30 listopada | tak | ubezpieczenie trwa do końca tego dnia |
Firmy sezonowe i z dużą rotacją mają wynik blisko progu, więc jedna umowa zlecenia z chorobowym potrafi zmienić status na cały rok. Przy wyniku 19 do 23 warto sprawdzić listę dwa razy, osobno dla każdego tytułu. Firma, która planuje zatrudnienia w listopadzie, powinna też policzyć, czy nie woli przesunąć startu umowy na 1 grudnia. To legalne, ale decyzja powinna wynikać z potrzeb, a nie z chęci ominięcia obowiązku, bo ZUS widzi historię zgłoszeń.
Przejęcie pracowników w trybie art. 231 Kodeksu pracy w trakcie roku nie zmienia statusu ustalonego na 30 listopada. Nowa spółka, która 30 listopada nie miała jeszcze nikogo zgłoszonego, liczy ubezpieczonych według pierwszego miesiąca zgłoszeń. Szerzej o tym, od ilu osób firma przejmuje zasiłki i co musi przy tym policzyć, piszemy w tekście płatnik zasiłków powyżej 20 osób.
03
Co zmienia się od 1 stycznia, gdy firma zostaje płatnikiem zasiłków
Nowe obowiązki kadr i płac, które zaczynają się przy pierwszym dłuższym zwolnieniu.
Kwota
Liczycie i wypłacacie zasiłek
Od 34. dnia choroby w roku (od 15. u osób po 50. roku życia) wypłacacie zasiłek z listą płac. Kwotę sprawdzisz w kalkulatorze wynagrodzenia chorobowego i zasiłku.
Rozliczenie
Odliczacie zasiłki od składek
Wypłacone zasiłki pomniejszają składki w deklaracji rozliczeniowej. Pomyłka w kwocie albo w dniach oznacza korektę i czasem zwrot do ZUS.
182 dni
Pilnujecie końca okresu zasiłkowego
Zasiłek za 183. dzień to wypłata bez podstawy. Dni do końca pokazuje kalkulator okresu zasiłkowego, a w programie licznik prowadzi się sam.
Zasiłki, które ZUS zaczął wypłacać przed 1 stycznia, wypłaca dalej za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Nowe zwolnienia i przerwy w chorobie od stycznia są już po stronie firmy. Dlatego przejście warto przygotować w grudniu: zebrać daty zwolnień z ostatnich miesięcy, wpisać je do rejestru zwolnień lekarskich pracowników i sprawdzić, kto jest blisko 182 dni.
04
Program dla płatnika zasiłków czy arkusz
Uczciwie, także tam, gdzie arkusz wystarczy.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Co sprawdzamy | Arkusz i Płatnik ZUS | Program kadrowo-płacowy | ZwolnieniaLekarskie |
|---|---|---|---|
| Liczba ubezpieczonych na 30.11 | ręcznie z listy zgłoszeń | zwykle funkcja w module kadr | kalkulator na tej stronie |
| Dzień przejścia na zasiłek | ręcznie | przy naliczaniu listy płac | przy każdym e-ZLA, od razu |
| Okres zasiłkowy z przerwą 60 dni | ręcznie, łatwo o błąd | zależnie od programu | licznik przy każdym nazwisku |
| Kierownik widzi nieobecność | nie | rzadko, zwykle osobny moduł | tak, bez kodu choroby |
| Wypłata i deklaracja do ZUS | Płatnik ZUS | tak | nie, to robi program płacowy |
| Koszt | bez opłat, czas kadrowej | od ok. 150 zł miesięcznie | od 290 zł netto miesięcznie |
Jeśli firma ma 22 osoby i dwa dłuższe zwolnienia w roku, porządny arkusz i program płacowy wystarczą. Nasz program ma sens, gdy zwolnień jest kilka w miesiącu, płace liczy biuro rachunkowe, a kadrowa musi co tydzień wiedzieć, kto przechodzi na zasiłek i komu kończy się okres zasiłkowy. Dostaje wtedy te daty z e-ZLA, zamiast przeliczać je z kalendarza. Jak ceny modułów kadrowych wypadają obok siebie, pokazujemy w tekście program do ewidencji zwolnień lekarskich, cena.
05
Ile kosztuje program dla płatnika zasiłków?
Ceny netto według liczby pracowników. Obsługa płatnika zasiłków jest w każdym planie.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Plan | Pracownicy | Dla kogo | Miesięcznie | Rocznie |
|---|---|---|---|---|
| Zespół | do 50 | firma tuż nad progiem 20 osób | 290 zł | 1 740 zł |
| Firma | do 250 | płatnik zasiłków z kierownikami zmian | 790 zł | 4 740 zł |
| Grupa | do 1 000 | kilka spółek, każda z własnym statusem | 1 990 zł | 11 940 zł |
W rozliczeniu rocznym płacisz połowę ceny miesięcznej. Wszystkie funkcje planów porównuje cennik programu do zwolnień lekarskich.
06
Płatnik zasiłków, pytania pracodawców
Więcej odpowiedzi w pytaniach pracodawcy o zwolnienie lekarskie.
Jak ustalić płatnika zasiłków?
Policz osoby zgłoszone w firmie do ubezpieczenia chorobowego, obowiązkowo i dobrowolnie, według stanu na 30 listopada. Nie wliczaj osób na urlopie wychowawczym i bezpłatnym. Jeśli wyjdzie 21 lub więcej, od 1 stycznia firma sama wypłaca zasiłki. Przy 20 lub mniej zasiłki przez cały rok wypłaca ZUS.
Od ilu osób firma jest płatnikiem zasiłków?
Od 21 ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada. Liczą się osoby, a nie etaty, więc dwie osoby na pół etatu to dwóch ubezpieczonych. Status obowiązuje przez cały następny rok kalendarzowy, niezależnie od zmian zatrudnienia.
Czy osoby na urlopie wychowawczym wlicza się do liczby ubezpieczonych?
Nie. Osoby przebywające na urlopie wychowawczym albo bezpłatnym nie podlegają w tym czasie ubezpieczeniu chorobowemu, więc nie wlicza się ich do liczby ubezpieczonych na 30 listopada. Osoby na zasiłku macierzyńskim ZUS każe wliczać.
Czy zleceniobiorców wlicza się do płatnika zasiłków?
Tak, jeśli dobrowolnie przystąpili do ubezpieczenia chorobowego i są zgłoszeni 30 listopada. Zleceniobiorca bez chorobowego nie jest wliczany. W firmach sezonowych to właśnie zleceniobiorcy najczęściej przesuwają wynik ponad próg 20 osób.
Czy trzeba zgłaszać do ZUS, że firma jest płatnikiem zasiłków?
Nie ma osobnego formularza. Status wynika wprost z ustawy zasiłkowej i liczby ubezpieczonych na 30 listopada. Firma od stycznia sama ustala prawo do zasiłków, wypłaca je z listą płac i wykazuje w deklaracji rozliczeniowej, odliczając od składek.
Co jeśli w trakcie roku liczba pracowników spadnie poniżej 21?
Nic się nie zmienia do 31 grudnia. Status płatnika zasiłków ustalony na 30 listopada obowiązuje przez cały rok kalendarzowy. Kolejne ustalenie robisz według stanu na następny 30 listopada.
Ile kosztuje program dla płatnika zasiłków?
W ZwolnieniaLekarskie obsługa zwolnień dla płatnika zasiłków jest w każdym planie: Zespół 290 zł netto miesięcznie do 50 pracowników, Firma 790 zł do 250, Grupa 1 990 zł do 1 000. W rozliczeniu rocznym płacisz połowę tej kwoty.
Załóż konto i wejdź w styczeń z gotowym rejestrem zwolnień
Podaj służbowy adres e-mail. Kod potwierdzający dostaniesz w minutę. Powiązane strony: zasiłek chorobowy, kto płaci, firma czy ZUS, kalkulator 33 dni chorobowego, e-ZLA dla biura rachunkowego.