Wielu płatników
Klienci jako osobni płatnicy
Każda firma klienta ma własną listę pracowników, własne e-ZLA i własny eksport. Pracownik jednego klienta nigdy nie trafia do rejestru drugiego, nawet gdy nazwiska się powtarzają.
e-ZLA dla biura rachunkowego: zwolnienia lekarskie klientów w jednym programie
Dwadzieścia firm, dwadzieścia profili płatnika w PUE eZUS i jedna kadrowa, która przed zamknięciem list płac przełącza się między nimi. Tutaj e-ZLA każdego klienta trafia do jednego rejestru, a limit 33 dni i dzień przejścia na zasiłek są policzone.
Każdy klient to osobny płatnik z własnym rejestrem. Dane w UE, umowa powierzenia z biurem w standardzie.
Rejestr jednego klienta: przykładowe dane, możesz klikać
Wskaźnik absencji w tym tygodniu
%
Nieobecność
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Osoba | Nieobecność | Rodzaj | Kod | Zastępca |
|---|---|---|---|---|
Przypisz zastępcę
W skrócie
Biuro rachunkowe odbiera e-ZLA pracowników klienta na podstawie pełnomocnictwa ZUS PEL, na profilu płatnika w PUE eZUS. Każdego klienta sprawdza się osobno, więc przy kilkunastu płatnikach łatwo przeoczyć zwolnienie, limit 33 dni albo koniec okresu zasiłkowego. Program do zwolnień dla biura zbiera e-ZLA wszystkich klientów w jednym rejestrze, liczy terminy i eksportuje kwoty do programu płacowego.
01
Gdzie biuro rachunkowe traci czas przy zwolnieniach lekarskich klientów
Samo pobranie e-ZLA to minuta. Kosztuje wszystko, co trzeba z nim zrobić przed listą płac.
W biurze, które prowadzi kadry i płace kilkunastu firm, zwolnienie lekarskie przychodzi dwiema drogami naraz. Klient pisze maila „Kowalski na L4 do piątku”, a ZUS udostępnia e-ZLA na profilu płatnika w PUE eZUS najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu zaświadczenia. Kadrowa musi te dwie informacje połączyć, sprawdzić kod literowy, policzyć, ile dni wynagrodzenia chorobowego pracownik już wykorzystał w tym roku, i ustalić, od którego dnia płaci ZUS.
Przy jednym kliencie to rutyna. Przy dwudziestu zaczynają się problemy, których nie widać aż do korekty. Limit 33 dni liczy się osobno dla każdego pracownika i każdego roku kalendarzowego, a u osób, które skończyły 50 lat w latach poprzednich, wynosi 14 dni. Kolejne zwolnienie z kodem A po przerwie do 60 dni wlicza się do tego samego okresu zasiłkowego. Część klientów, ci powyżej 20 osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, sama wypłaca zasiłek jako płatnik zasiłków, więc biuro liczy dla nich także zasiłek. Każda z tych reguł żyje dziś w głowie kadrowej albo w arkuszu, który zna tylko ona.
- Przełączanie profili płatników w PUE eZUS klient po kliencie.
- Limit 33 albo 14 dni liczony osobno dla każdego pracownika.
- Okres zasiłkowy 182 albo 270 dni przy zwolnieniach z kodem A.
- Badanie kontrolne po chorobie dłuższej niż 30 dni, o którym trzeba przypomnieć klientowi.
02
Jak dać biuru rachunkowemu dostęp do e-ZLA?
Bez pełnomocnictwa biuro widzi tylko to, co klient prześle mailem.
Płatnik składa w PUE eZUS pełnomocnictwo na formularzu PEL dla konkretnego pracownika biura. Formularz podpisuje profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, może go też złożyć w placówce ZUS. Od 14 sierpnia 2018 roku da się udzielić pełnomocnictwa tylko w zakresie e-ZLA, bez dostępu do reszty konta płatnika, co wielu klientom ułatwia decyzję. Klientom, którzy nie mają jeszcze podpisu elektronicznego, biuro może polecić podpis kwalifikowany dla firmy w abonamencie, bo przyda się on także przy deklaracjach i sprawozdaniach.
Po rejestracji pełnomocnictwa pracownik biura przełącza się w PUE eZUS na profil klienta i w zakładce e-ZLA widzi zaświadczenia jego pracowników. Tam też zamawia raport e-ZLA jednorazowo albo cyklicznie, codziennie, co tydzień albo co miesiąc. Zestawienie eksportujesz do pliku i wgrywasz do rejestru klienta w ZwolnieniaLekarskie. Jak odbierać zwolnienia i co znaczą kody na zaświadczeniu, opisujemy na stronie e-zwolnienia ZUS ZLA dla pracodawcy.
03
Co program do zwolnień liczy za biuro rachunkowe
Każdy klient ma osobny rejestr, a biuro jeden widok na wszystkie terminy.
Terminy
Limit 33 i 14 dni, okres zasiłkowy
Po wczytaniu e-ZLA rejestr pokazuje dni wykorzystane w roku, dzień przejścia na zasiłek, łączy zwolnienia z kodem A i liczy dni do końca okresu zasiłkowego.
Płace
Kwoty gotowe do listy płac
Wynagrodzenie chorobowe 80, 70 albo 100 procent i zasiłek u klientów będących płatnikami zasiłków. Eksport do CSV albo XLSX, w planie Grupa także przez API.
Klient
Przypomnienia do klienta
Termin badania kontrolnego i koniec okresu zasiłkowego trafiają e-mailem do osoby wskazanej przez klienta. Biuro nie musi pamiętać, komu i kiedy przypomnieć.
04
Jak to działa w biurze rachunkowym, krok po kroku
Od pełnomocnictwa do pliku dla programu płacowego.
- 01Dodajesz klientów. Każda firma to osobny płatnik z NIP-em i listą pracowników. Listę wgrywasz z pliku, razem ze zwolnieniami z bieżącego roku, żeby limit 33 dni liczył się od właściwego stanu.
- 02Wgrywasz e-ZLA z PUE eZUS. Z profilu klienta eksportujesz zestawienie zwolnień i wgrywasz je do jego rejestru. Zwolnienie wystawione poza systemem elektronicznym dodajesz ręcznie.
- 03Sprawdzasz terminy wszystkich klientów naraz. Widok biura pokazuje, u kogo w tym miesiącu ktoś przechodzi na zasiłek, kończy okres zasiłkowy albo potrzebuje badania kontrolnego.
- 04Eksportujesz kwoty do płac. Plik CSV albo XLSX z kwotami wynagrodzenia chorobowego i zasiłku dla każdego klienta osobno. Szczegóły współpracy z programami płacowymi są na stronie program kadrowo-płacowy a zwolnienia lekarskie.
05
Sam PUE eZUS, program płacowy czy rejestr zwolnień: porównanie dla biura
Uczciwie, także tam, gdzie wystarczy to, co biuro już ma.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Co sprawdzamy | Sam PUE eZUS | Program kadrowo-płacowy | ZwolnieniaLekarskie |
|---|---|---|---|
| Wszyscy klienci w jednym widoku | nie, profil po profilu | zwykle firma po firmie | tak, terminy wszystkich płatników |
| Pobranie e-ZLA | ręcznie albo raport cykliczny | import, zależnie od programu | import pliku z PUE eZUS |
| Limit 33 i 14 dni | brak | liczy przy naliczaniu listy | liczy od razu po wczytaniu e-ZLA |
| Okres zasiłkowy i kod A | brak | zależnie od programu | licznik dni do 182 albo 270 |
| Przypomnienia dla klienta | brak | rzadko | badania kontrolne i koniec okresu zasiłkowego |
| Dostęp klienta bez kodu choroby | nie dotyczy | rzadko | rola z samymi datami i zastępcą |
| Koszt | bez opłat | licencja, którą biuro już ma | 1 990 zł netto miesięcznie w planie Grupa |
Jeśli biuro prowadzi kadry dla trzech małych firm i zwolnień jest kilka w roku, PUE eZUS i program płacowy wystarczą. Rejestr zaczyna się opłacać, gdy klientów jest kilkanaście, część z nich to płatnicy zasiłków, a kadrowa co miesiąc spędza godziny na przełączaniu profili i sprawdzaniu limitów. Jeden błędnie ustalony dzień przejścia na zasiłek u pracownika z pensją 6 000 zł brutto to 138,06 zł wynagrodzenia chorobowego, które klient zapłacił za ZUS, i korekta listy płac, którą biuro robi na swój koszt czasu.
06
Ile kosztuje program do zwolnień lekarskich dla biura rachunkowego?
Ceny netto. Liczy się łączna liczba pracowników u wszystkich klientów.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Plan | Dla kogo | Miesięcznie | Rocznie |
|---|---|---|---|
| Grupa | biuro rachunkowe albo grupa kapitałowa, do 1 000 pracowników, wiele płatników | 1 990 zł | 19 900 zł |
| Enterprise | powyżej 1 000 pracowników, SSO | wycena indywidualna | |
Plan roczny to dwanaście miesięcy w cenie dziesięciu. Przy dwudziestu klientach po kilkanaście osób abonament wychodzi poniżej 100 zł netto na klienta miesięcznie, czyli mniej niż jeden dzień wynagrodzenia chorobowego pracownika z przeciętną pensją. Wszystkie plany porównuje cennik programu do zwolnień lekarskich.
07
e-ZLA w biurze rachunkowym: pytania
Więcej odpowiedzi w pytaniach pracodawcy o zwolnienie lekarskie.
Czy biuro rachunkowe widzi zwolnienia lekarskie pracowników klienta?
Tak, jeśli klient udzieli pełnomocnictwa na formularzu ZUS PEL. Pracownik biura widzi wtedy e-ZLA na profilu płatnika w PUE eZUS. Od 14 sierpnia 2018 roku można udzielić pełnomocnictwa wyłącznie w zakresie e-ZLA, bez dostępu do reszty konta płatnika.
Jak dać biuru rachunkowemu dostęp do e-ZLA?
Płatnik składa w PUE eZUS pełnomocnictwo PEL dla konkretnego pracownika biura, podpisane profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, albo składa je w placówce ZUS. Po rejestracji pełnomocnictwa pracownik biura przełącza się w PUE na profil klienta i widzi jego zaświadczenia.
Ile kosztuje program do zwolnień lekarskich dla biura rachunkowego?
Biuro rachunkowe korzysta z planu Grupa: 1 990 zł netto miesięcznie albo 19 900 zł netto rocznie, do 1 000 pracowników łącznie u wszystkich klientów. Powyżej tej liczby obowiązuje wycena indywidualna w planie Enterprise.
Kto liczy zasiłek, gdy klient ma więcej niż 20 pracowników?
Firma, która zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, jest płatnikiem zasiłków i sama wypłaca zasiłek chorobowy po wyczerpaniu wynagrodzenia chorobowego. W praktyce liczy go biuro prowadzące płace. Rejestr ustala dla takiego klienta dzień przejścia na zasiłek i jego kwotę.
Czy klient biura może sam zajrzeć do rejestru?
Tak. Biuro nadaje osobie po stronie klienta rolę, w której widać daty nieobecności i zastępcę, bez kodu literowego i rodzaju zwolnienia. Pełne dane o zdrowiu zostają w roli kadr, a każde ich otwarcie trafia do dziennika zdarzeń.
Czy program zastąpi program kadrowo-płacowy w biurze?
Nie. Rejestr liczy terminy i kwoty przy zwolnieniach, a gotowe kwoty eksportujesz do pliku CSV albo XLSX dla programu płacowego, którego biuro już używa. Listy płac, deklaracje i przelewy robisz tam, gdzie teraz.
Załóż konto biura i dodaj pierwszego klienta
Podaj służbowy adres e-mail. Kod potwierdzający dostaniesz w minutę. Powiązane strony: rejestr zwolnień lekarskich pracowników, zasiłek chorobowy: kto płaci, programy z importem e-ZLA z PUE.