Program do rozliczania zasiłków chorobowych z podstawą, limitem 33 dni i okresem zasiłkowym

Kadrowa, która rozlicza zasiłki ręcznie, zna ten rytm. Z PUE eZUS wpada nowe zwolnienie, trzeba sprawdzić, ile dni choroby pracownik zużył w tym roku, ile z nich płaci firma, od którego dnia zaczyna się zasiłek i jaka podstawa obowiązuje. Dopiero potem powstaje kwota do listy płac. W firmie na 30 osób zajmuje to kilka minut na zwolnienie. W firmie na 200 osób, gdzie w miesiącu przychodzi kilkadziesiąt dokumentów, ten sam rachunek pochłania sporą część tygodnia i łatwo o pomyłkę w jednym wierszu arkusza.

Zasada jest stała. Przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownik dostaje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy. U osoby, która ukończyła 50 lat, ten limit wynosi 14 dni. Po jego wyczerpaniu przysługuje zasiłek chorobowy, finansowany z ubezpieczenia chorobowego. Wysokość świadczenia w obu etapach liczysz tak samo, więc zmienia się tylko źródło pieniędzy i sposób wypłaty. Wyjaśnia to osobno strona zasiłek chorobowy i kalkulator dla pracodawcy.

• Do 20 ubezpieczonych zasiłek wypłaca ZUS, a firma przekazuje potrzebne dane i płaci wynagrodzenie chorobowe.
• Firma zgłaszająca do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób jest płatnikiem zasiłków i sama wylicza oraz wypłaca świadczenia.
• W obu przypadkach trzeba policzyć podstawę, dni limitu i okres zasiłkowy, bo od nich zależy, kto i ile płaci.

Jeśli jesteś blisko progu 21 osób, sprawdź najpierw, czy w ogóle zostaniesz płatnikiem zasiłków. Zasady opisuje ustalanie płatnika zasiłków, a rachunek kosztów po stronie programu w artykule program dla płatnika zasiłków powyżej 20 osób.

Podstawę wymiaru ustalasz ze średniego wynagrodzenia brutto z 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym zaczęła się niezdolność do pracy. Od tej średniej odejmujesz 13,71 procent, czyli składki finansowane przez pracownika. Z wyniku wyliczasz stawkę za jeden dzień, dzieląc podstawę przez 30, a następnie mnożysz ją przez odpowiedni procent i liczbę dni zwolnienia.

1. 01Zbierz wynagrodzenia z 12 miesięcy. Bierzesz składniki, od których opłacane są składki, razem ze zmiennymi. Miesiące przepracowane w mniej niż połowie wymagają uzupełnienia według zasad ustawy, dlatego dane z płac muszą być kompletne.
2. 02Odejmij 13,71 procent i sprawdź minimum. Podstawa pracownika na pełnym etacie nie może być niższa niż 4 147,10 zł w 2026 roku. Szczegółowy przykład znajdziesz w kalkulatorze podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.
3. 03Dobierz stawkę. Zwykła choroba to 80 procent podstawy. Pobyt w szpitalu to 70 procent. W ciąży oraz po wypadku przy pracy lub w drodze do pracy i z pracy stawka wynosi 100 procent.
4. 04Podziel dni na wynagrodzenie i zasiłek. Licz kalendarzowe dni niezdolności, w tym weekendy objęte zwolnieniem, i odejmij te wykorzystane wcześniej w roku. Pomoże kalkulator 33 dni chorobowego.

Każdy z tych kroków da się zrobić w arkuszu. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba je powtórzyć kilkadziesiąt razy w miesiącu i za każdym razem pamiętać o wyjątkach. Program trzyma dane, stawkę i licznik dni przy pracowniku, więc kolejne zwolnienie tej samej osoby korzysta z tych samych danych i nie wymaga liczenia od początku.

Zasiłek chorobowy przysługuje przez okres niezdolności do pracy, ale nie dłużej niż 182 dni. Gdy niezdolność spowodowała gruźlica albo przypada w ciąży, górna granica wynosi 270 dni. Do jednego okresu zasiłkowego wlicza się kolejne okresy niezdolności, jeżeli przerwa między nimi nie była dłuższa niż 60 dni, z wyjątkiem niezdolności w ciąży. Pracownik, który wraca na tydzień i znów idzie na zwolnienie, nie zaczyna więc liczenia od zera.

W arkuszu ta zasada wymaga stałej pamięci o całej historii osoby. Trzeba znaleźć wcześniejsze zwolnienia, policzyć przerwę, odjąć wykorzystane dni i nie pomylić ich z urlopem. W programie zwolnienia z PUE eZUS trafiają do rejestru przypisanego do pracownika, a ciągłość i pozostałe dni okresu zasiłkowego są liczone automatycznie. Taki przeliczony stan sprawdzasz też bez programu w kalkulatorze okres zasiłkowy 182 dni.

Przy długich nieobecnościach kadry planują kolejne kroki wcześniej. Gdy zbliża się koniec okresu zasiłkowego, pracownik może potrzebować świadczenia rehabilitacyjnego, a po zwolnieniu dłuższym niż 30 dni pracodawca kieruje go na badania kontrolne. Program przypomina o badaniach kontrolnych i pokazuje pozostałe dni okresu zasiłkowego, więc terminy nie wychodzą z przypadkowego przeglądu arkusza.

Arkusz jest dobrym punktem startu, gdy zwolnień jest niewiele, a jedna osoba prowadzi wszystko od lat i zna wyjątki. Kłopoty zaczynają się, gdy firma rośnie, ktoś odchodzi na urlop albo przejmuje obowiązki. Wtedy wiedza o tym, które komórki trzeba ręcznie poprawić, przestaje być w pliku, a zostaje w czyjejś głowie. Program ogranicza ten ryzykowny element, ale nie zwalnia z weryfikacji danych wejściowych.

Przesuń tabelę w bok, aby porównać sposoby rozliczania.

Przy zmianie sposobu pracy uzgodnij jeden miesiąc. Zestaw wyniki programu z dotychczasowym arkuszem dla kilku zwolnień o różnych stawkach i długościach. Różnica zwykle wynika z innego przyjęcia dni kalendarzowych, pominiętego miesiąca w podstawie albo niewliczonego wcześniejszego zwolnienia. Dopiero po wyjaśnieniu takich rozbieżności możesz zrezygnować z równoległego prowadzenia pliku.

Program obsługuje zwolnienia lekarskie od dokumentu po kwotę. Wczytuje e-ZLA z PUE eZUS, przypisuje je do pracowników, łączy w ciągłość, liczy limit 33 lub 14 dni oraz okres zasiłkowy, a w planie Firma wylicza wynagrodzenie chorobowe i zasiłek. Ma też kalendarz nieobecności i zastępstwa, więc kierownik widzi, kto wraca, a kto zostaje dłużej. Zakres funkcji opisuje strona rejestr zwolnień lekarskich z importem e-ZLA.

Nie zastępuje programu kadrowo-płacowego. Pełne listy płac, naliczanie pozostałych składników wynagrodzenia i deklaracje ZUS zostają tam, gdzie je prowadzisz dziś. Z naszego programu wyprowadzasz dni i kwoty, a płace tylko je przejmują. Jeżeli szukasz narzędzia, które obejmuje całe płace, porównaj zakres w opisie programu kadrowo-płacowego. W większości firm, które liczą zasiłki ręcznie, wystarczy uporządkować właśnie ten fragment.

Dane o zdrowiu wymagają ostrożności także przy rozliczeniach. W programie kierownicy dostają rolę bez wglądu w przyczynę zwolnienia, a pełny zakres dostępu nadajesz rolami. Zasady ochrony danych opisuje strona bezpieczeństwo danych o zdrowiu pracowników. Sam odbiór dokumentu z profilu płatnika wyjaśnia strona e-ZLA dla pracodawcy.

Cena zależy od liczby pracowników, a nie od liczby zwolnień. Rejestr, import e-ZLA i liczniki dni są już w planie Zespół do 50 osób. Wyliczanie wynagrodzenia chorobowego i zasiłku zaczyna się od planu Firma do 250 osób, który zawiera także role kierowników, miesięczny raport absencji i listę kontrolną kontroli zwolnień. Grupa dodaje wiele spółek i numerów NIP w jednym koncie.

Cena roczna jest opłatą za cały rok i odpowiada połowie ceny miesięcznej w przeliczeniu na miesiąc. Dla firmy z 80 pracownikami, która dziś liczy zasiłki w arkuszu, kluczowe jest zestawienie abonamentu z czasem kadrowej oraz ryzykiem błędnej kwoty w liście płac. Pełne warunki i porównanie funkcji znajdziesz w cenniku planów programu do zwolnień lekarskich.