Kto może kontrolować zwolnienie lekarskie
Podstawą jest art. 68 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień przeprowadza ZUS, a płatnik składek, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 osób i sam wypłaca zasiłki, może ją przeprowadzić samodzielnie. Mniejszy płatnik nie prowadzi kontroli we własnym zakresie, ale może zwrócić się do ZUS z wnioskiem o jej przeprowadzenie.
Warto odróżnić dwie kontrole. Pierwsza dotyczy tego, jak pracownik wykorzystuje zwolnienie: czy przebywa pod adresem wskazanym w e-ZLA, czy nie pracuje zarobkowo i czy nie robi niczego, co utrudnia powrót do zdrowia. Druga dotyczy samego orzeczenia o niezdolności: lekarz orzecznik ZUS może wezwać pracownika na badanie i ocenić, czy niezdolność do pracy rzeczywiście istnieje. Przy zwolnieniach długich albo często powtarzanych pracodawca może we wniosku sygnalizować obie kwestie.
- płatnik zasiłków powyżej 20 ubezpieczonych: kontroluje sam albo prosi ZUS,
- płatnik do 20 ubezpieczonych: składa wniosek do ZUS,
- kontrola orzekania o niezdolności: zawsze po stronie lekarza orzecznika ZUS.
Jak złożyć wniosek o kontrolę z ZUS
Wniosek składa się pisemnie w placówce ZUS właściwej dla siedziby płatnika albo elektronicznie przez PUE eZUS. Kluczowa jest jakość danych: ZUS musi jednoznacznie zidentyfikować pracownika i zwolnienie, a z uzasadnienia powinno wynikać, dlaczego kontrola ma sens właśnie teraz. Zwolnienie trwa często kilka dni, więc wniosek złożony pod koniec okresu niezdolności ma małą szansę na kontrolę pod adresem pobytu.
- imię, nazwisko i PESEL pracownika,
- seria i numer zaświadczenia e-ZLA oraz okres niezdolności do pracy,
- adres pobytu w czasie choroby wskazany na zaświadczeniu,
- uzasadnienie: fakty, które budzą wątpliwości, na przykład informacja o pracy u innego podmiotu albo powtarzający się schemat zwolnień przy tych samych okolicznościach,
- dane osoby kontaktowej po stronie pracodawcy.
Uzasadnienie opieraj na faktach, które da się sprawdzić, a nie na przypuszczeniach. Powtarzające się krótkie zwolnienia w poniedziałki albo zaraz po odmowie urlopu to okoliczność, którą warto opisać, ale ZUS ocenia ją samodzielnie. Więcej o tym, jak ułożyć proces po stronie firmy, piszemy na stronie o tym, jak prowadzić kontrolę zwolnień lekarskich.
Jak wygląda kontrola wykorzystywania zwolnienia
Kontrola polega na sprawdzeniu pracownika pod adresem pobytu wskazanym w e-ZLA i na ustaleniu, czy nie wykonuje pracy zarobkowej ani nie wykorzystuje zwolnienia niezgodnie z celem. Z czynności sporządza się protokół, a pracownik może złożyć wyjaśnienia. Nieobecność pod adresem sama w sobie nie przesądza o nadużyciu: pracownik może być na wizycie lekarskiej, w aptece albo w laboratorium. Dlatego kontrolujący często wzywa do złożenia wyjaśnień, zanim wyciągnie wnioski.
Znaczenie ma także oznaczenie na zaświadczeniu: kod 1 oznacza, że chory powinien leżeć, a kod 2, że może chodzić. Żadne z tych oznaczeń nie zwalnia z obowiązku przebywania pod wskazanym adresem i nie pozwala na pracę zarobkową. Pracownik, który zmienia adres pobytu w czasie zwolnienia, powinien o tym zawiadomić pracodawcę i ZUS. Przepisy o kontroli zwolnień i o tym, co jest wykorzystywaniem zwolnienia niezgodnie z celem, były w ostatnich latach nowelizowane, więc przed wyciągnięciem konsekwencji sprawdź aktualne brzmienie ustawy.
Skutki stwierdzonego nadużycia zwolnienia
Zgodnie z art. 17 ustawy zasiłkowej osoba, która w czasie zwolnienia wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie w sposób niezgodny z jego celem, traci prawo do zasiłku za cały okres tego zwolnienia, a nie tylko za dzień kontroli. Kodeks pracy stanowi, że wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których nie przysługuje zasiłek chorobowy, więc ten sam skutek obejmuje także wynagrodzenie chorobowe. Jeśli świadczenie zostało już wypłacone, podlega zwrotowi, a w przypadku zasiłku wypłacanego przez ZUS rozstrzyga decyzja ZUS.
Samo nadużycie zwolnienia może też mieć skutki dyscyplinarne, ale to osobna ocena prawna, w której liczą się okoliczności konkretnej sprawy. Zanim podejmiesz decyzję kadrową, zadbaj o dokumenty: protokół, wyjaśnienia pracownika i decyzję ZUS. Dla porządku warto też wiedzieć, jak długo pracownik jest już nieobecny, bo po ponad 30 dniach choroby przed powrotem obowiązuje badanie kontrolne z art. 229 § 2 KP, a po przekroczeniu okresów z art. 53 KP pracodawca może rozważyć rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.
| Etap | Kto działa | Dokument |
|---|---|---|
| Sygnał o możliwym nadużyciu | pracodawca | notatka z faktami |
| Kontrola | płatnik powyżej 20 ubezpieczonych albo ZUS | protokół kontroli |
| Wyjaśnienia | pracownik | pisemne wyjaśnienia |
| Rozstrzygnięcie | płatnik zasiłków albo ZUS | decyzja o utracie prawa do świadczenia |
Jak przygotować firmę do kontroli zwolnień
Wniosek o kontrolę jest skuteczny tylko wtedy, gdy kadry mają dane pod ręką w dniu, w którym pojawia się sygnał. W praktyce oznacza to rejestr zwolnień z adresami pobytu, historią zwolnień każdej osoby i widokiem powtarzających się wzorców. Pomaga też stała procedura: kto zbiera sygnały, kto decyduje o wniosku i kto prowadzi dokumentację. Wskaźniki nieobecności opisujemy szerzej na stronie o tym, jak mierzyć absencję chorobową.