Choroba ma pierwszeństwo przed urlopem wypoczynkowym
Zgodnie z art. 165 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć w wyznaczonym terminie z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby. Art. 166 dotyczy sytuacji, w której choroba przerywa urlop już rozpoczęty: część urlopu niewykorzystaną z tego powodu pracodawca udziela w terminie późniejszym. Urlop służy wypoczynkowi, a zwolnienie lekarskie leczeniu, więc te dwa stany nie mogą się nakładać. Dni objęte zaświadczeniem lekarskim nie są dniami urlopu, nawet jeśli wcześniej widniały w planie urlopów jako wolne.
- Przesunięcie następuje z mocy prawa, pracownik nie musi składać osobnego wniosku.
- Dni zwolnienia rozlicza się jako wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek, a nie jako wynagrodzenie urlopowe.
- Niewykorzystana część urlopu nie przepada, trafia do puli do udzielenia później.
L4 przed startem urlopu i L4 w trakcie urlopu
Pierwszy scenariusz jest prostszy: zwolnienie obejmuje cały zaplanowany termin albo jego początek. Urlop w ogóle się nie zaczyna w dniach choroby, a kadrowa ustala z pracownikiem nowy termin. Drugi scenariusz wymaga więcej uwagi: pracownik wypoczywa, w połowie urlopu choruje i przesyła zaświadczenie. Wtedy dni urlopu do dnia poprzedzającego zwolnienie są wykorzystane, dni objęte e-ZLA są dniami choroby, a pozostałe dni urlopu wracają do puli. Jeżeli zwolnienie kończy się przed pierwotną datą końca urlopu, pracownik nie wraca automatycznie na urlop: pozostałe dni trzeba udzielić ponownie, w uzgodnionym terminie.
- Sprawdź dokładny zakres dat na e-ZLA, bo decyduje o podziale dni.
- Zaktualizuj ewidencję czasu pracy: dzień urlopu i dzień choroby to różne pozycje w ewidencji nieobecności.
- Poinformuj przełożonego o zmianie planu, ale bez podawania przyczyny medycznej.
Wynagrodzenie urlopowe a chorobowe w tym samym miesiącu
Jeżeli lista płac była przygotowana z góry, trzeba ją skorygować. Za dni choroby pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe z art. 92 KP (co do zasady 80 procent podstawy, 100 procent w ciąży i przy wypadku w drodze do pracy lub z pracy, 70 procent za pobyt w szpitalu, jeśli tak stanowi zaświadczenie), a po wyczerpaniu limitu 33 dni w roku kalendarzowym (14 dni u osób po 50. roku życia) zasiłek chorobowy. Podstawę liczy się z wynagrodzenia pomniejszonego o 13,71 procent składek. Wynagrodzenie urlopowe przysługuje wyłącznie za dni faktycznie wykorzystanego urlopu. Szybką kontrolę kwot daje kalkulator zwolnienia lekarskiego, a zasady dla dalszych dni opisujemy na stronie o zasiłku chorobowym.
| Dni w okresie | Jak rozliczyć |
|---|---|
| Urlop przed zwolnieniem | Wynagrodzenie urlopowe |
| Dni objęte e-ZLA, w limicie 33 lub 14 dni | Wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy |
| Dni objęte e-ZLA po wyczerpaniu limitu | Zasiłek chorobowy |
| Niewykorzystane dni urlopu | Do udzielenia w nowym terminie |
Kiedy udzielić przesuniętego urlopu
Nowy termin ustala się z pracownikiem, najlepiej od razu po powrocie do pracy, żeby nie odkładać sprawy. Urlop niewykorzystany w danym roku trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, więc przesunięcie jesiennego urlopu łatwo przeradza się w zaległość. Jeżeli choroba trwała dłużej niż 30 dni, przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi przejść badania kontrolne zgodnie z art. 229 par. 2 KP. W praktyce dobrze jest zaplanować badanie przed nowym terminem urlopu, bo inaczej pracownik wróci z wypoczynku i nie będzie mógł od razu podjąć obowiązków.
- Uzgodnij nowy termin i zapisz go w planie urlopów.
- Sprawdź, czy zwolnienie przekroczyło 30 dni i czy trzeba skierować pracownika na badania kontrolne.
- Pilnuj terminu 30 września dla urlopu zaległego.
Czy L4 w trakcie urlopu budzi wątpliwości
Zwolnienie wystawione w dniu wyjazdu albo w połowie wypoczynku bywa sygnałem dla pracodawcy, że warto sprawdzić, czy jest wykorzystywane zgodnie z celem. Pobyt poza miejscem zamieszkania nie przekreśla zwolnienia sam w sobie, o ile pracownik podał adres pobytu i stosuje się do zaleceń lekarza (zwolnienie z oznaczeniem, że chory może chodzić, dopuszcza zwykłe czynności). Utratę prawa do świadczeń przewiduje art. 17 ustawy zasiłkowej, gdy ktoś w czasie zwolnienia wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z celem. Płatnik zasiłków zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 ubezpieczonych może sam przeprowadzić kontrolę, mniejszy pracodawca może zwrócić się o nią do ZUS. Przepisy o kontroli były w ostatnich latach nowelizowane, dlatego przed kontrolą sprawdź aktualne brzmienie ustawy. Procedurę krok po kroku opisujemy w materiale o kontroli zwolnień lekarskich oraz we wpisie o kontroli ZUS na L4.
Czego unikać przy kolizji urlopu i choroby
- Wpisywanie dni choroby jako urlopu, bo „i tak był zaplanowany”.
- Zmuszanie pracownika, żeby „dokończył” urlop zaraz po zwolnieniu bez uzgodnienia terminu.
- Wypłata pełnego wynagrodzenia urlopowego za cały miesiąc bez korekty listy płac.
- Przekazanie kierownikowi informacji o chorobie z kodem literowym zamiast samej informacji o nieobecności.
- Zapomnienie o badaniach kontrolnych po zwolnieniu dłuższym niż 30 dni.