Program do zwolnień lekarskich dla firm z wieloma oddziałami

Firma z kilkoma lokalizacjami zwykle zaczyna od tego samego układu. Każdy oddział prowadzi własny arkusz z nieobecnościami, kierownik wysyła go do centrali pod koniec miesiąca, a kadrowa składa z kilku plików jedno zestawienie. Zwolnienie wystawione w poniedziałek w sklepie w Poznaniu trafia do rozliczenia dopiero wtedy, gdy ktoś je przepisze. W międzyczasie nikt nie ma pewności, ile osób faktycznie jest dziś nieobecnych w całej sieci.

Program do zwolnień lekarskich dla firm z wieloma oddziałami odwraca ten układ. Kadry pobierają z PUE eZUS plik z e-ZLA dla całej firmy i wczytują go raz. Program przypisuje każde zwolnienie do pracownika, a pracownik ma w ewidencji przypisaną lokalizację, dział i zmianę. Oddział nie przesyła niczego do centrali, bo dane już tam są. Zwolnienia łączą się w ciągłość okresu zasiłkowego, a program liczy limit 33 albo 14 dni oraz pozostałe dni okresu zasiłkowego tak samo dla pracownika z Gdańska i z Katowic.

• Kalendarz całej firmy z filtrem lokalizacji. Wybierasz oddział, dział albo zmianę i widzisz nieobecności tylko tej części organizacji.
• Uprawnienia na poziomie spółki, lokalizacji i działu. Każde konto dostaje zakres, który odpowiada jego zadaniom.
• Eksport CSV i XLSX dla programu płacowego. Dni i kwoty wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku przygotowujesz jednym przebiegiem dla wszystkich oddziałów.

Podstawą jest rejestr, który opisujemy na stronie rejestr zwolnień lekarskich pracowników. Całość obiegu, od pobrania pliku z PUE eZUS po przekazanie wyliczeń do płac, pokazuje strona jak działa obsługa zwolnień lekarskich w programie.

W sieci sklepów albo w kilku magazynach kierownik rano odpowiada na jedno pytanie: kto dziś nie przyjdzie i kto go zastąpi. Nie potrzebuje do tego informacji, kto choruje, ani kodu literowego z e-ZLA. Dane o zdrowiu pracownika są szczególnie wrażliwe, więc nie ma powodu, by trafiały do każdego kierownika w każdej lokalizacji.

Role kierowników w planach Firma, Grupa i Enterprise rozwiązują to wprost. Kierownik oddziału otrzymuje widok swojego zespołu z zakresem dat nieobecności i przypisanym zastępcą. Nie widzi rodzaju zwolnienia ani kodu literowego, a pracownicy innych oddziałów w ogóle nie pojawiają się w jego kalendarzu. W planie Firma kierowników możesz dodać bez limitu, więc koszt nie rośnie wraz z liczbą oddziałów.

• Bez przyczyny nieobecności. Kierownik widzi, w jakich dniach osoba jest nieobecna, ale nie widzi dlaczego.
• Zastępstwo w kalendarzu zespołu. Kierownik przypisuje zastępcę, a program blokuje osobę, która sama jest nieobecna w tym czasie.
• Powiadomienie bez danych o zdrowiu. Wiadomość e-mail o zastępstwie zawiera zakres dat i osoby, bez przyczyny.

Szczegóły ułożenia obsady krok po kroku opisuje strona plan zastępstw pracowników na czas L4 i urlopu. Zakres informacji dla każdej roli, w tym zapis w dzienniku zdarzeń, wyjaśnia strona bezpieczeństwo danych o zwolnieniach lekarskich.

Rola kadry i płace widzi cały rejestr: rodzaj zwolnienia, kod literowy e-ZLA, terminy limitów, okres zasiłkowy i badania kontrolne po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni. Przy kilku oddziałach najważniejsze jest to, że te terminy są liczone na jednej bazie. Pracownik, który przechodzi z jednego sklepu do innego, nie zaczyna historii od nowa, bo jego zwolnienia pozostają w jednej ewidencji.

Plan Firma daje dziesięć kont dla kadr, więc rozliczenie może prowadzić kilka osób, na przykład po jednej na region. Każde otwarcie zwolnienia i każda zmiana trafia do dziennika zdarzeń, dzięki czemu wiesz, kto i kiedy sprawdzał dokument. Zarząd otrzymuje raport absencji co miesiąc, a kalendarz i ewidencję filtrujesz po lokalizacji, żeby porównać oddziały między sobą.

Porównanie oddziałów ma sens na wskaźnikach, a nie na surowej liczbie dni. Magazyn z 85 osobami będzie miał więcej nieobecności niż sklep z 40 osobami, choć odsetek może być niższy. Sposób liczenia i interpretację wskaźników opisuje strona raport absencji chorobowej dla zarządu, a czynniki kosztu pokazuje absencja chorobowa z kalkulatorem wskaźnika i kosztu.

1. 01Kadry wczytują e-ZLA. Plik pobrany z PUE eZUS obejmuje całą firmę. Program przypisuje zwolnienia do pracowników, a pracownicy mają lokalizację z ewidencji.
2. 02Kierownik oddziału otwiera kalendarz zespołu. Widzi, kto jest nieobecny w danym tygodniu, i ustala obsadę zmiany.
3. 03Przypisuje zastępców. Program blokuje osoby, które mają własną nieobecność, i wysyła powiadomienie z zakresem dat, bez przyczyny.
4. 04Kadry rozliczają świadczenia. Program liczy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek od planu Firma, a dni i kwoty trafiają do programu płacowego plikiem CSV albo XLSX.
5. 05Zarząd czyta raport. Co miesiąc dostaje zestawienie absencji i kosztu, które można podzielić według lokalizacji.

Przedłużenie zwolnienia nie wymaga telefonów do oddziału. Po wczytaniu kolejnego pliku z e-ZLA program wydłuża nieobecność, a kierownik widzi nowy termin w swoim kalendarzu. Zasady łączenia zwolnień w ciągłość omawia poradnik przedłużenie zwolnienia lekarskiego i ciągłość nieobecności.

Przy dwóch małych punktach arkusz bywa wystarczający, o ile jedna osoba pilnuje wszystkich plików. Przy trzech lokalizacjach i więcej każdy dodatkowy arkusz to kolejna kopia danych o zdrowiu, kolejna wersja pliku i kolejna osoba z dostępem. Problem nie leży w samej tabeli, tylko w tym, że nikt nie ma jednego, aktualnego obrazu całej firmy.

Przesuń tabelę w bok, aby porównać oba sposoby.

Jeśli w centrali co miesiąc scalasz kilka arkuszy w jedno zestawienie, to właśnie ten krok znika po wdrożeniu programu. Dane trafiają do jednego miejsca od razu, a kadry poświęcają czas na rozliczenie zamiast na składanie plików. Podobne porównanie dla zastępstw znajdziesz w opisie wspólnej ewidencji urlopów i zwolnień lekarskich.

Typowy kupujący to kadrowa albo specjalista HR w firmie zatrudniającej od 50 do 500 osób, rozproszonych w co najmniej trzech lokalizacjach. Zwykle jedna osoba w centrali rozlicza wszystkich pracowników, a kierownicy oddziałów prowadzą własne notatki o nieobecnościach. Taki układ działa, dopóki liczba oddziałów jest mała. Przy większej sieci kosztuje czas, a przede wszystkim rozprasza dane o zdrowiu po wielu plikach.

Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.

Program nie zastępuje programu kadrowo-płacowego. Listę płac i deklaracje liczy dalej Twój system, a ZwolnieniaLekarskie przygotowuje dla niego dni i kwoty świadczeń chorobowych. Różnicę wyjaśnia strona program kadrowo-płacowy a rejestr zwolnień lekarskich, a dział HR znajdzie rozwinięcie na stronie system HR do obsługi zwolnień lekarskich.

Oddziały jednej spółki, czyli jeden NIP i jedna ewidencja, obsługuje plan Firma do 250 osób. Zawiera role kierowników bez wglądu w przyczynę, raport absencji dla zarządu, dziesięć kont dla kadr i kierowników bez limitu. Jeżeli oddziały działają jako osobne spółki z własnym NIP albo pracowników jest do 1 000, wybierasz plan Grupa z obsługą wielu spółek i NIP w jednym koncie oraz porównaniem absencji między spółkami. Dla firm powyżej 1 000 osób jest plan Enterprise.

Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć ceny i zakres planów.

W rozliczeniu rocznym płacisz połowę ceny miesięcznej w przeliczeniu na miesiąc, a kwota w kolumnie rocznej obejmuje cały rok. Przy rozliczeniu miesięcznym sieć 200 osób w czterech oddziałach w planie Firma płaci 3,95 zł netto na osobę. To przeliczenie ceny abonamentu przez zatrudnienie, bez założenia, ile zwolnień występuje w Twoich oddziałach. Pełne porównanie planów zawiera cennik programu do zwolnień lekarskich.