Raport absencji chorobowej dla zarządu z działami, kosztem i trendem

Na początku miesiąca zarząd pyta, czy nieobecności rosną i gdzie trzeba zaplanować obsadę. Kadry mają już zwolnienia w PUE eZUS, ale same daty nie odpowiadają na pytanie o skalę problemu. Raport o absencji chorobowej porządkuje wynik miesiąca, odnosi go do wcześniejszych okresów i pokazuje koszt wynagrodzenia chorobowego po stronie firmy. Kontroler finansowy otrzymuje punkt wyjścia do rozmowy o budżecie, a kadrowa nie składa od początku tego samego zestawienia.

• Wskaźnik absencji chorobowej za miesiąc i narastająco od początku roku.
• Koszt wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę.
• Trend z ostatnich 12 miesięcy oraz podział na działy i lokalizacje.
• Porównanie spółek i wskaźnik Bradforda dla działów w planie Grupa.
• Liczba zwolnień dłuższych niż 30 dni, istotna dla badań kontrolnych po powrocie.

Raport przychodzi e-mailem na początku miesiąca i jest dostępny w panelu. Zarząd patrzy na zespoły i trendy, bez treści zwolnień. Przed omówieniem wyniku warto uzgodnić, jaką jednostkę porównujecie i czy zmieniło się zatrudnienie. Dzięki temu rozmowa dotyczy organizacji pracy, zamiast ustalania, dlaczego każdy z działów przyniósł inne zestawienie.

Wskaźnik pomaga porównać działy o różnej wielkości. Sama liczba dni zwolnień nie wystarcza, bo większy zespół ma również większy nominalny czas pracy. Do licznika trafiają dni robocze nieobecności z powodu choroby, a do mianownika nominalne dni pracy wszystkich pracowników objętych raportem, z uwzględnieniem etatów. Nominału nie pomniejszasz o dni choroby, które właśnie mierzysz.

Zwolnienie obejmuje także dni kalendarzowe wolne od pracy, ale do tego wskaźnika wybierasz tylko dni robocze według rozkładu pracownika. Nie przepisujesz więc całej długości e-ZLA do licznika. Urlop wypoczynkowy nie jest chorobą i nie wchodzi do wskaźnika. Nieobecność z tytułu opieki rozpatrujesz osobno, żeby porównanie nie mieszało różnych powodów braku obsady.

Wynik narastający liczysz z sumy dni absencji podzielonej przez sumę nominałów od początku roku. Zwykła średnia miesięcznych procentów może mylić, kiedy zmienia się liczba pracowników lub dni pracy. Publiczny raport ZUS „Absencja chorobowa” daje tło krajowe, ale zanim zestawisz go z wynikiem firmy, sprawdź definicję dni i zakres badanej grupy.

Pierwszą częścią kosztu jest wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę. Co do zasady obejmuje łącznie pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. U pracownika, który ukończył 50 lat, limit wynosi 14 dni, począwszy od roku następującego po roku ukończenia tego wieku. Kadry sprawdzają wykorzystanie limitu w roku, a nie tylko długość bieżącego zwolnienia.

Po wykorzystaniu odpowiedniego limitu przysługuje zasiłek chorobowy finansowany z ubezpieczenia chorobowego w ZUS. Pracodawca może być płatnikiem zasiłku i przekazywać go pracownikowi, ale nie zmienia to źródła finansowania świadczenia. W zestawieniu dla zarządu nie dodawaj takiej wypłaty do kosztu wynagrodzenia chorobowego firmy tylko dlatego, że przechodzi przez listę płac.

W demo przyjmujemy stawkę 80 procent podstawy i dzielimy miesięczną podstawę przez 30. To przykład standardowego świadczenia, bez wyjątków przewidujących inną wysokość. Dni płatnego świadczenia są kalendarzowe, również w weekendy, dlatego nie mnożysz automatycznie dni roboczych użytych do wskaźnika przez stawkę dzienną. Podstawa wynika z danych płacowych, sam plik e-ZLA zawiera za mało informacji, żeby ustalić należną kwotę.

Drugą część rachunku stanowi organizacja pracy. Nadgodziny zastępców i inne koszty zastępstw dopisujesz jako stawkę w ustawieniach raportu, na podstawie danych firmy. Ustal z kontrolerem, co taka stawka obejmuje, żeby nie policzyć ponownie tego samego dodatku. Oddzielenie kosztu świadczenia od przyjętych stawek pozwala wyjaśnić zarządowi, skąd bierze się kwota i które założenia wymagają sprawdzenia.

Informacja, że konkretna osoba przebywa na zwolnieniu lekarskim, dotyczy zdrowia również wtedy, gdy nie podajesz rozpoznania. Dlatego miesięczny raport dla zarządu pokazuje działy, spółki i trendy bez kodów literowych oraz bez powiązania rodzajów zwolnień z nazwiskami. Rola zarząd ma dostęp do raportu, a nie do treści zwolnień. Imienna ewidencja potrzebna kadrom do rozliczeń pozostaje odrębnym zakresem pracy.

Samo usunięcie nazwiska nie wystarcza w małym zespole. Jeżeli wszyscy wiedzą, kto był nieobecny, wynik działu może wskazać tę osobę. Program łączy wyniki małych działów, żeby ograniczyć taką możliwość. W demonstracji wybór biura poniżej pięciu osób pokazuje wspólny wynik biura i administracji. To zasada prezentacji przykładu, a nie ustawowy próg gwarantujący anonimowość w każdej firmie.

Przed udostępnieniem zestawienia sprawdź również odbiorców wiadomości i kontekst organizacyjny. Dane zbiorcze nie powinny stawać się pretekstem do odtwarzania historii choroby jednej osoby. Zasady RODO, zakres dostępu oraz odpowiedzialność za dane opisuje strona bezpieczeństwo danych o zdrowiu pracowników. W razie wątpliwości zakres raportowania uzgadniasz z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w firmie.

Arkusz pozwala przygotować poprawny raport, jeśli pilnujesz formuł, zakresów dat i uprawnień do pliku. Trudność pojawia się wtedy, gdy ten sam dokument co miesiąc przechodzi przez kadry, płace i kontroling. Trzeba ustalić, która kopia zawiera poprawki i czy nowy dział trafił do wszystkich formuł. Program ogranicza składanie zestawienia z kolejnych plików, ale nadal potrzebuje poprawnych danych wejściowych.

Przesuń tabelę w bok, aby porównać sposoby przygotowania raportu.

Przy zmianie sposobu pracy zacznij od uzgodnienia jednego okresu. Porównaj liczbę dni roboczych choroby, nominalny czas pracy i koszt wynagrodzenia chorobowego ze swoim dotychczasowym zestawieniem. Różnica często wynika z liczenia dni kalendarzowych zamiast roboczych albo z innego przypisania do działu. Wyjaśnienie jej na początku pozwala później mówić zarządowi o zmianie absencji, a nie o zmianie metody.

Do comiesięcznego raportu absencji dla zarządu wybierasz plan Firma lub Grupa. Firma obejmuje do 250 pracowników i raport dla zarządu co miesiąc. Grupa obejmuje do 1 000 pracowników, zawiera funkcje Firmy oraz dodaje porównanie absencji między spółkami i wskaźnik Bradforda. To istotna różnica, jeżeli kontroling zbiera wyniki kilku jednostek, zamiast analizować wyłącznie jedną firmę.

Cena roczna w tabeli jest opłatą za cały rok. W tym rozliczeniu płacisz połowę ceny miesięcznej w przeliczeniu na miesiąc. Nie dobieraj planu wyłącznie do liczby zwolnień z ostatniego okresu. Liczy się liczba pracowników oraz zakres raportowania potrzebny kadrom i zarządowi. Pełne warunki oraz funkcje porównuje cennik planów programu do obsługi absencji.